合同檔案專用管理方法
為進(jìn)一步規(guī)范合同檔案管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。
一、 本辦法所指的合同檔案是公司在日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中形成的各種協(xié)議、合同文本。
二、 合同檔案管理原則
1、 合同檔案相關(guān)資料應(yīng)及時(shí)根據(jù)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)入檔，至少留存一份原件交由合同商務(wù)部妥善保存 。
2、 合同資料的保管應(yīng)注意確保合同資料的完整、齊全，提高合同的有效利用。
三、合同文檔的編號(hào)規(guī)則：
1、合同號(hào)分四級(jí)進(jìn)行編號(hào)，第一級(jí)為本公司縮寫“LXG”。
2、第二級(jí)為合同檔案簽訂的年份。
3、第三級(jí)為相關(guān)合同檔案的分類縮寫。包括SG-施工、SB-設(shè)備、BG-辦公設(shè)備、DH-訂貨、FW-前期服務(wù)、QD-清單、QT-其他。如另有超出現(xiàn)有分類縮寫的合同文檔類型再進(jìn)行新分類縮寫的添加。
4、第四級(jí)為每個(gè)年度內(nèi)所簽訂合同的連續(xù)編號(hào)。
四、合同文檔電子版的管理：
1、按每一具體項(xiàng)目進(jìn)行合同文本保存的分類工作，同一項(xiàng)目?jī)?nèi)的合同檔案資料放入同一合同文本中。
2、建立合同統(tǒng)計(jì)表，按合同編號(hào)順序排列。
3、建立合同支付情況臺(tái)帳登記表，每個(gè)月初根據(jù)財(cái)務(wù)部的上月支付情況表，詳盡記錄合同的實(shí)際收支情況，標(biāo)識(shí)合同執(zhí)行進(jìn)度。
4、建立本部門合同收發(fā)登記表，對(duì)合同文本的實(shí)際收發(fā)情況執(zhí)行人進(jìn)行簽字登記，以規(guī)范合同文檔的收發(fā)記錄管理。
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