小微企業(yè)創(chuàng)業(yè)公司常用費用報銷管理規(guī)定
第一條目的
為了加強(qiáng)公司內(nèi)部財務(wù)管理,規(guī)范公司財務(wù)報銷行為,合理控制費用支出,提高資金使用效益;根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和各項財政政策,制定以下規(guī)定;
第二條適用范圍
本規(guī)定適用于XX公司及下屬所有子公司、分支機(jī)構(gòu);本規(guī)定所指的費用是國家稅收法律、法規(guī)以及會計相關(guān)準(zhǔn)則、制度允許列支的費用;所有費用必須是用于業(yè)務(wù)開展、公司運營,嚴(yán)禁報銷個人消費或與經(jīng)營無關(guān)的費用;
第三條費用報銷、審批流程
所有公司預(yù)算外費用或沒有具體規(guī)定允許報銷額度的費用必須先申請后報銷;對于經(jīng)常性發(fā)生的費用可以由部門一次性申請,每月在額度內(nèi)報銷;
一、日常費用包括：
1、市內(nèi)交通費：
1公司沒有配備車輛的業(yè)務(wù)人員可根據(jù)公司具體情況而定的標(biāo)準(zhǔn)報銷市內(nèi)交通費;
2公司后勤部門人員的市內(nèi)交通費票據(jù)實際報銷; 3出租車費用：經(jīng)理級以上人員可以乘坐出租車；外地出差的出租車費用應(yīng)與出差旅程、時間一致;通常情況下由家至工作地點的出租車費用不予報銷,緊急情況下,由家至工作地點需要乘坐出租車的,應(yīng)事先得到上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);由于工作需要,加班時間超過晚上10點的可根據(jù)公司具體情況而定,允許報銷出租車費;報銷人在報銷單據(jù)上注明時間、事由、出發(fā)地、到達(dá)地,并提供相應(yīng)車票;
2、辦公車輛費用：
1公司行政部為每輛車輛辦理加油卡,加油和維修應(yīng)服從公司統(tǒng)一安排,在公司規(guī)定的加油站和維修點進(jìn)行加油和維修;對距離公司較遠(yuǎn)的區(qū)域,可在公司指定單位進(jìn)行維修和加油;臨時性出差不受定點限制;
2車輛保養(yǎng)和維護(hù)應(yīng)按公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)定期到公司指定保養(yǎng)點進(jìn)行保養(yǎng),由公司行政部統(tǒng)一管理、統(tǒng)一報銷;
3大修或臨時性維修車輛應(yīng)提前以書面形式報告公司行政部,行政部對符合維修條件的車輛書面陳述意見,報分管副總批準(zhǔn)后方可維修;
4車輛不允許發(fā)生美容費,車輛美容由公司統(tǒng)一安排;
5公司有包干費用的車輛不允許報銷相關(guān)車輛費用及出差以外的交通費用;
3、餐費：
業(yè)務(wù)招待費：
1遵循由參加業(yè)務(wù)招待的最高級別人員付款原則;
2業(yè)務(wù)招待費應(yīng)事先申請,得到批準(zhǔn)后,在額度內(nèi)報銷;
3報銷單據(jù)上應(yīng)注明被招待人姓名、所在職公司名稱、職務(wù);
4合理選擇酒店、菜品、飲品;
5由消費地點出具消費發(fā)票作為報銷依據(jù);
加班餐費：員工加班在21:00之后,20元以內(nèi)可根據(jù)公司具體情況而定;
4、通訊費：
1報銷額度可根據(jù)公司具體情況而定;
2其他經(jīng)常外出辦事需要報銷手機(jī)費的人員,可以書面申請,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,將上述人員的名單、額度留存在財務(wù)部,作為報銷時的核查依據(jù);
3報銷人必須提供由通訊公司出具的帶有客戶姓名和手機(jī)號碼的客戶通訊費賬單原件,作為報銷依據(jù);預(yù)付電話費發(fā)票不得作為報銷依據(jù);
4手機(jī)報銷只適用于本人,且一人一號;
5以上所列手機(jī)報銷額度為最大額度,不超過額度的,按實際發(fā)生金額報銷,超過額度的由本人自負(fù);如確屬業(yè)務(wù)事項發(fā)生的費用超出額度的,書面申請補(bǔ)報差額;
6公司座機(jī)話費;
5、辦公費：辦公用品、水費、電費、辦公耗材等;
6、差旅費：費是指公司員工外出公干期間為完成預(yù)定任務(wù)所發(fā)生的必要的合理費用,具體包括：在途交通費、住宿費、市內(nèi)交通費、其他公務(wù)雜費等;
1員工出差使用交通工具為火車、汽車、輪船等普及工具;
2特殊情況,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可選擇飛機(jī);
3違反公司規(guī)定使用交通工具,一律按火車票報銷超出部分由個人支付;
4市場交通工具應(yīng)使用公交車、中巴等,如因特殊情況,可以乘出租車,但需在票據(jù)上注明起始地點和原因;
5員工出差期間,標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)住宿費用實報實銷但不包含酒店清單上所列私話、餐費、洗衣費等費用;
6員工外出期間產(chǎn)生的公務(wù)費,如郵電費、文件復(fù)印費、傳真費等,實報實銷;
7辦事處主任、部門經(jīng)理的手機(jī)話費在公司報銷標(biāo)準(zhǔn)內(nèi),扣除私人話費,實報實銷;
7、會議費：證明材料應(yīng)包括：會議時間、地點、出席人員、內(nèi)容、目的、費用標(biāo)準(zhǔn)、支付憑證等;
8、備用金：
1根據(jù)工作需要,員工出差或業(yè)務(wù)活動可預(yù)先向公司借支備用金,借支額度根據(jù)實際城要確定,由總經(jīng)理簽批;
2備用金借支后應(yīng)及時沖帳,備用金占用時間應(yīng)不超過15天可根據(jù)公司具體情況而定,如遇特殊情況不能按時沖帳,可書面申請,經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可延期,但最長不可超一個月;
3對于長期占用備用金的,財務(wù)部將從員工的個人收入中扣減,直到完成沖銷,在此之前不允許再借支備用金;
9、其他費用等;
二、報銷時間：每月月末最后一天可根據(jù)公司具體情況而定,當(dāng)月票據(jù)當(dāng)月報銷,原則上跨年的不予報銷;
三、各崗位及部門審核、審批職責(zé)：
1、經(jīng)辦人：取得合法、真實的發(fā)票,上傳報銷單,注明事由、金額;
2、部門經(jīng)理、分管副總：負(fù)責(zé)審核確定開支是否必要、是否屬實;
3、財務(wù)會計：審核費用開支是否符合財務(wù)制度、會計政策和規(guī)定,審核票據(jù)合法性、合規(guī)性超標(biāo)準(zhǔn)的必須注明：標(biāo)準(zhǔn)金額和超標(biāo)準(zhǔn)金額；如屬預(yù)算項目的,審核時應(yīng)注意是否超出預(yù)算；需事前報批的項目,是否已履行報批手續(xù)超報批計劃的須注明：批準(zhǔn)的計劃金額和超計劃金額；有無超過規(guī)定報銷時限；審批手續(xù)是否齊全;
4、財務(wù)部經(jīng)理：審核、審批;財務(wù)部經(jīng)理簽批后,須報財務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審批;
5、財務(wù)負(fù)責(zé)人：對超標(biāo)準(zhǔn)的費用開支必須簽明按實報銷或同意報銷多少金額的具體意見,否則財務(wù)部只能按規(guī)定報銷;
6、總經(jīng)理：對超標(biāo)準(zhǔn)的費用開支須簽明按實報銷或同意報銷多少金額的具體意見,否則財務(wù)部只能按規(guī)定報銷;
7、董事長：對超標(biāo)準(zhǔn)的費用開支須簽明按實報銷或同意報銷多少金額的具體意見,否則財務(wù)部只能按規(guī)定報銷;
四、報銷流程具體要求利用移動報銷工具“閃電報銷APP”：
1、錄入及提交
1利用碎片化時間,在費用發(fā)生后及時錄入票據(jù);
2每月15號及30號為報銷單提交日,當(dāng)月費用務(wù)必在這兩個時間點擊提交;
3票據(jù)類別：根據(jù)發(fā)票選擇對應(yīng)的類別,若無發(fā)票根據(jù)實際發(fā)生的業(yè)務(wù)選擇類別;
4票據(jù)影像：圖片須清晰能看清金額、發(fā)票抬頭,日期,內(nèi)容;
5錄入金額：此金額與發(fā)票金額一致,若實際發(fā)生額小于發(fā)票金額請錄入實際發(fā)生額;
6票據(jù)類型：票據(jù)為發(fā)票請選擇發(fā)票,票據(jù)若是白條、收據(jù)、其他等請選擇非發(fā)票;原則上只報銷發(fā)票,無發(fā)票,需事先向財務(wù)說明情況;或以其他票據(jù)充抵,但需要在備注里注明情況;
7費用日期：選擇發(fā)票日期或者業(yè)務(wù)實際發(fā)生日期;
8項目：根據(jù)部門或者發(fā)票實際業(yè)務(wù)選擇對應(yīng)的項目;
2、報銷單審批及放款
1各部門經(jīng)理務(wù)必在報銷單提交日及時完成票據(jù)審批;
2有問題的票據(jù)可以打回并填寫駁回意見;
3報銷單打�。簩徟ㄟ^后打印自動生成的報銷單;
4票據(jù)粘貼：根據(jù)粘貼單明細(xì)選擇相應(yīng)發(fā)票,從左到右、從上往下的順序依次粘貼;并按金額大小排列,然后將報銷單覆蓋在已粘貼票據(jù)的單據(jù)上,用膠水粘住左上角;
5財務(wù)收到紙質(zhì)報銷單后,應(yīng)在工資發(fā)放日同時發(fā)放報銷款,并發(fā)起收款確認(rèn)流程,員工在收到款后,及時在“閃電報銷”系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn);
6如果由于出差等特殊原因無法及時上交報銷單,財務(wù)可以按照“閃電報銷”系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)發(fā)放報銷款,并敦促企業(yè)成員補(bǔ)交票據(jù);
3、費用報表
1財務(wù)及時導(dǎo)出費用明細(xì),進(jìn)行備份;
2利用費用明細(xì),出具每月實際費用花銷報表,上報總裁辦;
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