辦公自動(dòng)化應(yīng)用-制定個(gè)人工作計(jì)劃
日子在彈指一揮間就毫無聲息的流逝，又迎來了一個(gè)全新的起點(diǎn)，是時(shí)候靜下心來好好寫寫計(jì)劃了。計(jì)劃怎么寫才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編為大家收集的辦公自動(dòng)化應(yīng)用-制定個(gè)人工作計(jì)劃，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
一、任務(wù)情境
小劉在一家公司做辦公室文員工作。在今天上午的例會(huì)上，經(jīng)理要求公司的每位員工根據(jù)自己的工作和職責(zé)制定一份本年度的個(gè)人工作計(jì)劃。
小劉根據(jù)工作職責(zé)利用WORD軟件制定出個(gè)人工作計(jì)劃，并進(jìn)行簡單的編輯和排版。
用到的方法：
文字錄入的方法與技巧。
文本的基本編輯操作。
字符格式化的方法。
段落格式化的方法。
簡單的頁面設(shè)置及打印。
文檔的保存方法。
文件與文件夾的日常管理。
二、任務(wù)分析
工作計(jì)劃的內(nèi)容一般只包含文字，屬于文字型文檔。一份標(biāo)準(zhǔn)的文字型文檔通常具有以下特征：
文檔標(biāo)題位于頁面正中，字體較正文字體偏大，具有醒目、概括的作用。
正文部分字體大小適中，段落結(jié)構(gòu)清晰，再設(shè)置以適當(dāng)?shù)奈淖指袷剑憧删哂幸?guī)范、美觀的效果。
文檔結(jié)尾的落款一般位于頁面偏右側(cè)，要求簡明、清晰、大小適中。
三、頁面設(shè)置
通常很多用戶是在完成文字錄入、編輯和排版工作之后，在打印文檔之前，才進(jìn)行頁面設(shè)置。事實(shí)上，這種方式是不恰當(dāng)?shù)模驗(yàn)轫撁嬖O(shè)置可以改變紙張大小、頁邊距、版面等整體的頁面結(jié)構(gòu)和布局，容易導(dǎo)致已排好的版面重新發(fā)生錯(cuò)亂。因此，在輸入具體內(nèi)容之前應(yīng)首先進(jìn)行頁面設(shè)置。
1、設(shè)置紙張
（1）設(shè)置紙張大小
操作步驟：
切換到【頁面布局】選項(xiàng)卡，單擊【頁面設(shè)置】選項(xiàng)組中的【紙張大小】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“A4（21厘米×厘米）”即可。
提示
除Word提供的紙張大小外，還可以根據(jù)實(shí)際需要自定義紙張大小。
操作步驟：單擊下圖下拉列表中的【其他頁面大小】選項(xiàng)，彈出【頁面設(shè)置】對(duì)話框；在【紙張大小】下拉列表中選擇“自定義大小”，在【寬度】和【高度】微調(diào)框中設(shè)置所需大小。
（2）設(shè)置紙張方向
操作步驟：
在【頁面布局】選項(xiàng)卡中，單擊【頁面設(shè)置】選項(xiàng)組中的【紙張方向】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“縱向”。
2、設(shè)置頁邊距
“頁邊距”是指文檔內(nèi)容與頁面頂端和底端的距離，包括：上邊距、下邊距、左邊距和右距。在頁邊距的可打印區(qū)域中插入圖片、頁眉和頁腳等，可使文檔更加美觀。
可以通過下面的方法設(shè)置頁邊距：切換到【頁面布局】選項(xiàng)卡，單擊【頁面設(shè)置】選項(xiàng)組中的【頁邊距】按鈕，在彈出的下拉列表中找一下有沒有想要的頁邊距，如果沒有，可以選擇【自定義邊距】選項(xiàng)進(jìn)行自定義設(shè)置。
四、輸入文本內(nèi)容
1、選擇漢字輸入法的方法
（1）使用鼠標(biāo)單擊任務(wù)欄上的輸入法圖標(biāo)，從彈出的菜單中選取漢字輸入法。
（2）使用鍵盤上的“Ctrl+Space”組合鍵，可以進(jìn)行英文輸入法和默認(rèn)中文輸入法之間的切換。
（3）使用鍵盤上的“Ctrl+Shift”組合鍵，可以在各種漢字輸入法之間進(jìn)行切換。
2、輸入文本內(nèi)容
在錄入文本內(nèi)容過程中，應(yīng)先進(jìn)行單純錄入，然后再進(jìn)行編輯排版。
單純錄入的原則：
（1）不要使用空格鍵進(jìn)行字間距的調(diào)整以及居中方式、段落首行縮進(jìn)等設(shè)置。
（2）不要使用回車鍵對(duì)段落間距進(jìn)行調(diào)整，當(dāng)一個(gè)段落結(jié)束時(shí)，才按回車鍵。
（3）不要使用連續(xù)按回車鍵產(chǎn)生空行的方法進(jìn)行分頁設(shè)置。
輸入文本內(nèi)容
3、輸入符號(hào)和特殊符號(hào)
文檔中除包含文字外有時(shí)還會(huì)包含一些符號(hào)和特殊符號(hào)。例如，需要錄入符號(hào)“★”，操作步驟為：
（1）將光標(biāo)定位到需要錄入符號(hào)的位置，切換到【插入】選項(xiàng)卡，單擊【符號(hào)】選項(xiàng)組中的【符號(hào)】按鈕。
（2）在彈出的下拉列表中選擇需要輸入的符號(hào)，若沒有需要的符號(hào)，可選擇【其他符號(hào)】選項(xiàng)。
（3）在彈出的對(duì)話框中，選擇需要插入的符號(hào)“★”，如下圖所示。
（4）插入日期和時(shí)間
在個(gè)人工作計(jì)劃文檔的末尾落款處插入當(dāng)前日期，具體操作步驟：
1.將光標(biāo)插入點(diǎn)定位到文檔落款需要添加日期的位置。
2.切換到【插入】選項(xiàng)卡，在【文本】選項(xiàng)組中單擊【日期和時(shí)間】按鈕。
3.在彈出的【日期和時(shí)間】對(duì)話框中，選擇需要的日期格式，單擊【確定】按鈕即可。
插入后效果如下圖所示。
五、文本的基本編輯操作
1、選定文本
（1）選定任意長文本
將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到需選定文本區(qū)的開始處，按下鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)至要選定文本區(qū)的末端，然后松開鼠標(biāo)左鍵。這時(shí)，被選定文本以反白形式顯示，如果要取消選定區(qū)域，在任意位置單擊鼠標(biāo)左鍵。
技巧
碰到文本比較長時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)會(huì)非常不方便。可以采用下面的方法選定大區(qū)域文本：將鼠標(biāo)指針置于需選定文本的開始位置，然后再將光標(biāo)移動(dòng)到需選定文本區(qū)的末端并同時(shí)按下“Shift”鍵。
（2）選定一行、一段文本和整篇文檔
將鼠標(biāo)指針移到起始行左邊的選定欄上，當(dāng)鼠標(biāo)指針形狀變?yōu)橹羔槙r(shí)，單擊鼠標(biāo)左鍵一次可選定一行文本，單擊左鍵兩次可選定該行所在段，單擊左鍵三次可選定整篇文檔。
（3）選定連續(xù)的多行文本
將鼠標(biāo)指針移到起始行左邊的選定欄上，當(dāng)鼠標(biāo)指針形狀變?yōu)橹羔槙r(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵向上或向下拖動(dòng)即可選定連續(xù)的多行文本。
2、移動(dòng)和復(fù)制文本，以及撤銷命令。
技巧
按下“Ctrl+C”組合鍵，可快速將選定內(nèi)容復(fù)制到剪貼板。
按下“Ctrl+X”組合鍵，可快速將選定內(nèi)容移動(dòng)到剪貼板。
按下“Ctrl+V”組合鍵，可快速將選定內(nèi)容復(fù)制到目標(biāo)位置。
按下“Ctrl+Z”組合鍵，可快速撤銷上一步操作。
3、刪除文本
選定需要?jiǎng)h除的文本，單擊鍵盤上的“Delete”鍵，即可將選定內(nèi)容刪除。
在Word窗口底部的狀態(tài)欄上能夠進(jìn)行“插入／改寫”的狀態(tài)顯示，“插入／改寫”狀態(tài)可根據(jù)需要通過單擊鍵盤上的“Insert”鍵進(jìn)行切換。
六、設(shè)置文本格式
格式要求如下圖所示
1、設(shè)置標(biāo)題格式
（1）選定標(biāo)題行
（2）設(shè)置標(biāo)題行格式
切換到【開始】選項(xiàng)卡，在【字體】選項(xiàng)組中單擊【字體】文本框右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要的中文字體。
（3）同樣的方法可進(jìn)行字號(hào)、字型和字符顏色的設(shè)置。
（4）在【段落】選項(xiàng)組中，單擊【居中】按鈕即可使標(biāo)題文字居中顯示。
2、設(shè)置正文格式
（1）設(shè)置段落格式
設(shè)置首行縮進(jìn)為“2字符”的具體操作步驟：
1.選定需要進(jìn)行首行縮進(jìn)的段落。
2.切換到【開始】選項(xiàng)卡，單擊【段落】選項(xiàng)組右下角的啟動(dòng)按鈕，彈出【段落】對(duì)話框。
3.在【縮進(jìn)和間距】—【縮進(jìn)】—【特殊格式】下拉列表中選擇“首行縮進(jìn)”，在【磅值】下拉列表中選擇“2字符”。
4.單擊“確定”按鈕，即可完成選中段落的首行縮進(jìn)。
設(shè)置行間距的具體操作步驟：
在【段落】選項(xiàng)組中，【行距】下拉列表中選擇“多倍行距”，在【設(shè)置值】微調(diào)框中設(shè)置“”。
單擊【確定】按鈕，即可完成選中段落的行間距設(shè)置。
2、設(shè)置正文格式
（1）設(shè)置正文字體格式
選中所有正文內(nèi)容，切換到【開始】選項(xiàng)卡，在【字體】選項(xiàng)組中的字體下拉列表中選擇“楷體GB-2312”，在【字號(hào)】下拉列表中選擇“小四號(hào)”，即可完成格式設(shè)置。設(shè)置完成的格式效果如下圖所示。
七、打印文檔
1、打印預(yù)覽
為了防止打印出來的文檔與預(yù)期效果存在差距，在正式打印之前，可以先通過“打印預(yù)覽”功能查看輸出效果。實(shí)現(xiàn)打印預(yù)覽的操作如下：
單擊【文件】，在彈出的下拉菜單中依次執(zhí)行【打印】—右側(cè)即可預(yù)覽，如下圖所示。
2、打印設(shè)置
打印設(shè)置可以對(duì)打印范圍、打印份數(shù)、打印內(nèi)容等進(jìn)行設(shè)置。本任務(wù)的打印要求為：頁面范圍：全部；打印份數(shù)：兩份。操作步驟如下：
（1）單擊【文件】，在彈出的下拉菜單中依次執(zhí)行【打印】—【打印（P）】命令。
（2）在【打印】對(duì)話框中，對(duì)打印機(jī)名稱、頁面范圍、份數(shù)、是否手動(dòng)雙面打印等進(jìn)行設(shè)置。
八、保存文檔
1、對(duì)新建文檔進(jìn)行保存
單擊【文件】，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行【保存】命令。
彈出右圖所示的【另存為】對(duì)話框，在【保存位置】對(duì)應(yīng)的列表框中設(shè)置當(dāng)前文檔的保存路徑，在【文件名】文本框中設(shè)置文檔的名稱，在【保存類型】列表框中選擇文檔的類型。設(shè)置完成后單擊【保存】按鈕。
技巧
按下“Ctrl+N”組合鍵，可快速創(chuàng)建新的空白文檔。
按下“Ctrl+O”或“Ctrl+F12”組合鍵，可快速打開【打開】對(duì)話框。
按下“Ctrl+S”或“Shift+F12”組合鍵，可快速進(jìn)行文檔保存或快速打開【另存為】對(duì)話框。
按下“Ctrl+P”組合鍵，可快速打開【打印】對(duì)話框。
九、關(guān)閉文檔與退出Word
定位到需要關(guān)閉的文檔，然后執(zhí)行下面任何一個(gè)操作都可關(guān)閉當(dāng)前文檔。
（1）單擊【文件】，在左側(cè)的下拉菜單中執(zhí)行【關(guān)閉】命令。
（2）把光標(biāo)放在“標(biāo)題欄”的任意位置單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【關(guān)閉】命令。
（4）按下“Alt+F4”組合鍵。
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