(推薦)辦公用品管理制度
在社會一步步向前發展的今天,制度的使用頻率逐漸增多,制度是指在特定社會范圍內統一的、調節人與人之間社會關系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實施機制三個部分構成。到底應如何擬定制度呢?下面是小編收集整理的辦公用品管理制度,歡迎大家分享。

辦公用品管理制度1
辦公用品管理制度是企業日常運營中不可或缺的一部分,其主要目的是確保公司資源的有效管理和合理使用。通過規范辦公用品的.采購、發放、使用和報廢流程,它能防止浪費,提升工作效率,同時維護辦公環境的整潔有序。
內容概述:
1. 采購管理:明確辦公用品的采購標準,如需求評估、供應商選擇、價格控制等。
2. 庫存管理:設定合理的庫存水平,避免過度積壓或短缺情況。
3. 領用與分配:制定領用流程,規定員工領用權限和頻率,確保公平公正。
4. 使用與保養:指導員工正確使用和保養辦公用品,延長使用壽命。
5. 報廢與回收:設立報廢標準,對廢棄物品進行有效處理,考慮環保因素。
6. 記錄與審計:保持詳細的使用記錄,定期進行審計,確保制度執行的透明度。
辦公用品管理制度2
第一章辦公用的申購
第一條辦公用品必須由行政部統一購置,物品的采購,應采用詢價、比價、議價原則。
第二條辦公用品購置后,由行政部按照明細單逐一登記《辦公用品明細帳》。
第三條每月1日至5日根據工作需要,由部門填寫《辦公設備審批表》經主管副總經理審批后、再由總經理批準。屬低值易耗辦公用品由各部門統一填寫《辦公用品申請表》,經部門經理審批后,再由主管副總經理審批。
第四條行政部根據各部門的申請與財務部辦公用品管理人員對照辦公用品庫存剩余情況,編制《部門月份辦公用品匯總表》,由部門經理、主管副總經理審核,再由總經理批準后,統一購置。
第五條對辦公設備包括(辦公桌椅、沙發茶幾、計算機、打印機、傳真機、電話機、碎紙機、掃描儀、文件柜、飲水機、金柜、衣架、空調、電暖氣等)只能申請購置一次,如有特殊情況(損壞或不能修理),需報主管副理總經理審批,再由批準,方可再購置。
第六條對屬低值易耗辦公用品包括(計算器、訂書器、鋼筆、起訂器、印臺、打號機、洗臉盆、垃圾桶等)只能申請購置一次,如有特殊情況(損壞或不能修理),需報部門經理審批、主管副總經理批準,持舊物到行政部申請購置。
第二章辦公用品的.領用
第七條辦公用品購置后,由辦公用品管理人員統一進行登記、驗收入庫并填寫《庫存辦公用品明細帳》,再進行統一發放。
第八條各部門應自制登記簿,建立辦公用品個人臺帳,以便辦公品的發放。
第九條每月6~8日辦公用品采購及調配,每月8~10日各部門到行政部鄒俊處領用辦公用品,凡對辦公用品領用的各部門或部門內員工統一須填寫《出庫單》,再由部門經理確認簽字后,由辦公用品管理人員依據《出庫單》領取所需辦公用品。《出庫單》的第三聯返給各部門,以便于建立本部門辦公用明細帳。
第十條辦公用品管理人員根據每月的《出庫單》進行匯總,并填寫《部門月份辦公品領用匯總表》。
第十一條根據《部門月份領用匯總表》,每年年底對辦公設備及辦公用品的領用情況進行統計,并填寫《年度公司辦公用品統計表》。
注:公司總經理、副總經理的辦公設備及辦公用品的領用統一由行政部負責領用。
第三章辦公用品的管理
第十二條凡屬各部門或部門內員工共用的辦公用品、設備應指定專人負責保管。辦公用品若被人為損壞,應由責任人照價賠償。
第十三條員工離職時應在辦理離職手續時,將非消耗性辦公用品退回財務部。
第十四條公司員工應本著節約的原則使用辦公用品。第十五條非消耗性辦公設備因使用時間過長需要報廢注銷,使用人應提出辦公用品報廢申請,并填寫《辦公用品報廢申請表》,經部門經理、主管理副總經理審核,再由總經理批準同意后,到財務部辦理報廢注銷手續,由財務部對其進行處置。
附表
1:辦公設備審批表附表
2:月份辦公品申請表附表
3:部門月份辦公用品領用匯總表附表
4:年度公司辦公用品統計表附表
5:辦公用品報廢申請表
辦公用品管理制度3
為規范車站辦公用品的采購、保管、領取和使用,確保辦公所需,倡導勤儉節約、物盡其用,杜絕鋪張浪費、大手大腳。管好用好辦公物品。特制定辦公用品管理制度。
一、辦公用品的采購
1、辦公室所有辦公用品的采購工作,統一在車站領導的監督指導下進行。
2、堅持實行集體采購制度。急用現買零散性采購實行雙人采購制度;大宗、批量、貴重物品由車站領導在采購地點、規格型號和質量價格上予以把關,全程參與采購工作;相關科室也要派人參與采購工作;必要時,可邀請有關專業人員參與。
3、嚴格采購審批制度。隨用隨買的個別零散性采購。一次性支出在200元以下的。由辦公室后勤人員負責購買;一次性支出在200元以上、1000元以下的,由分管站長審批,辦公室后勤人員購買;凡支出在1000元以上的,由站辦會議審批,分管站長及辦公室后勤人員一同購買。
4、采購工作要科學、合理,增強透明度。采購前。應做好市場調查,充分掌握欲購物品的性能、價格及附加優惠條件。貨比三家,講價壓價,努力達到貨真價實,物美價廉。本地有的物品,只有當因差價節省的錢超過交通運輸成本時,方可派人派車到外地采購。
5、辦公用品采購的一般程序為:需用班組向辦公室后勤人員提出購物申請→辦公室后勤人員確認庫存無可用或可替代的物品后按照規定權限辦理審批,并報告車站領導有關成員→在車站領導的監督指導下實施采購→所購物品采購人和驗收人各自在發票上簽字→有關領導按規定批準權限審簽→財務核銷。
二、辦公用品的保管
1、辦公用品由辦公室后勤人員負責保管(辦公自動化器材除外)。
2、庫存辦公用品的種類和數量要科學確定,合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓,確保供應好、周轉快、消耗低費用省。
3、批量購入的辦公用品應即時入庫存儲,在(辦公用品登記本)上如實填寫接收物品的名稱、規格、單價和數量,并簽字。
4、加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閑置的物品要妥善保管,隨時待用;各班組替換下的各類辦公設備交由車站指定的后勤人員保管,登記造冊,修舊利廢,充分利用。
5、定期進行辦公用品庫房盤點,確保帳物相符。隨時掌握庫存物品的數量、質量和需求情況,適時增加庫存,保障供給。
三、辦公用品的領取
1、領取的原則是:工作任務清楚,使用目的明確,一次一領,隨用隨領,用多少領多少,專領專用。
2、領取時,領取人須在〈辦公用品領取登記本〉上寫明日期、領取物品名稱及規格、數量、用途等項并簽字。
3、辦公用品管理部門及人員應堅持原則,照章辦事,嚴格控制辦公用品的`領取數量和次數,保證辦公需要。對于消耗品,可根據歷史記錄和經驗法則設定領取基準。明顯超出常規的申領,領取人應作出解釋,否則保管員有權拒付。
4、領取的非消耗性辦公用品(如訂書器、計算器、剪刀、臺歷等)應列入移交,如重復申領,應說明原因或憑損毀原物以舊換新,杜絕虛報冒領。
5、大件物品領取后,應列入車站固定資產管理序列,明確責任人。辦公用品領取后發現不適用或未用完部份應立即退還給保管員,保管人員根據情況予以調換或收回入庫。
6、為接受民主監督,強化節約意識,每季度通報1次辦公用品出入庫數額和各科室領取(購置)情況。
四、辦公用品的使用
1、使用辦公用品應以站為家,牢固樹立節約光榮、浪費可恥的思想,在日常工作中,處處精打細算,提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢,努力降低辦公成本。
2、辦公用品應為辦公所用,不得據為已有,挪作私用;不得用辦公設備干私活,謀私利;不許將辦公用品隨意丟棄廢置。
3、精心使用辦公設備,認真遵守操作規程,及時關閉電源。定期維護保養,最大限度的延長辦公設備、用品使用壽命。
4、辦公用品使用要物有所值,物盡其用,不要大材小用,貴材賤用。復印紙應用于復印,不得用做草紙、包裝紙;大頭針、曲別針等要反復使用;紙張可雙面利用,修改校對稿可先用廢舊紙張打印等,充分發揮各種辦公用品的最大使用效率。
5、印制文件材料要有科學性和計劃性。要根據文件材料印制要求及數量選擇合適的印制方式,既要方便快捷,又要使成本最低。并力求使印制數與需用數基本相符,略有余富,避免不必要的浪費。
6、對于高檔耐用辦公用品,科室間應盡量協調相互借用,一般不得重復購置。使用中辦公設備出現故障,由原采購人員負責協調和聯系退換、保修、維修、配件事宜;因使用不當,人為造成設備損壞的,直接責任人應負賠償責任。
辦公用品管理制度4
一、管理的范圍
1、固定資產。包括房屋、汽車、微機、文印設備、電風扇、電視機、錄放機、攝像機、照像器材、音響設備、通訊設備、食堂設備、辦公設備(含桌椅、沙發、文件柜、檔案柜)、水電修理工具設備、車輛管理工具及材料。
2、低值易耗品。指使用年限在一年以上且達不到固定資產價值的物品。如桌、椅、計算器、算盤、訂書機、裝訂機、尺子、玻磚、號碼機、熱水器、體育用品等。
3、辦公用品。如:筆、墨、紙張、信箋、水杯、膠水、復寫紙、帳本、帳頁、香糊等日常辦公用品。
4、勞保用品。
5、勞動工具。
二、管理的原則及方式
管理的原則,實行“帳物分開,采購與保管發放分開”的原則。所有辦公用品及物資均為辦公室統一管理,發放到各科室及個人的`由科室指定專人具體負責管理。辦公室要逐一登記造冊,做到帳物相符。
三、采購發放制度
辦公用品及物資由辦公室按計劃統一購買發放。汽車修理材料由辦公室指定專人同駕駛員一同購買。其它科室及個人原則上不準購買報銷(辦公室同意購買除外)。
四、領用辦法
各科室所需的辦公用品及物資由辦公室領取。機構調整及人員變動要嚴格履行公物移交手續。
五、配發標準
1、辦公用品,既要保證正常工作的需要,又要按勤儉節約的原則配發。
2、每個科室每半年發一公斤茶葉、一塊肥皂、一條毛巾、拖把一把、掃把一把;每人每月發5加倫水票一張,半年領發一次。
3、駕駛員十八個月發一套工作服(價值120元);每季度發肥皂一塊、毛巾一條、手套三雙,每半年加發洗衣粉一包(500克),毛巾一條。
4、打字員每季度發肥皂一條,半年發毛巾一條,一年發袖套一雙。
5、其他工勤人員按勞動保護用品發放標準配發。
6、凡配發的辦公用品必須妥善保管,若因保管不當造成的損失,由個人負責。因工作變動或離退休,應交回的辦公用品,必須如數移交。
辦公用品管理制度5
辦公用品領用管理制度旨在規范公司內部辦公用品的管理,確保資源的有效利用,防止浪費,提高工作效率,并維護辦公環境的整潔有序。它涵蓋了從物品采購、領用流程、庫存管理到報廢處理等多個環節。
內容概述:
1. 辦公用品分類與編碼:制定統一的辦公用品分類標準,為每種物品分配唯一的編碼,便于管理和追蹤。
2. 領用流程:明確員工領用辦公用品的.申請、審批、發放和記錄流程。
3. 庫存管理:設定庫存預警機制,定期盤點,確保庫存數量合理。
4. 費用控制:設定預算,監控各部門辦公用品費用支出,防止超支。
5. 使用與保養:指導員工正確使用和保養辦公用品,延長使用壽命。
6. 報廢與處置:規定報廢標準,規范廢棄辦公用品的處理方式。
辦公用品管理制度6
近年來,高校辦學的規模和層次不斷在提高,相應地高校辦公用品的數量和種類也日趨擴大,成為學校資產的一部分。以一個中等規模的文科院校為例,每年用于辦公用品購置的費用近千萬元。在辦公用品中,除了單位價值比較高的固定資產以外,更常見的辦公用品,如辦公文具、打印紙、U盤、錄音筆、掃描儀、碎紙機、硒鼓等,具有種類多、單價相對較低、需求數量大、購置分散且頻繁等特點。目前高校對這類辦公用品大多采用各部門“自用自購、以報列支”的模式,財務部門僅對經費總額進行控制,尚存在管理空白。為此,我們采用向相關人員發放問卷的調查方法,了解辦公用品管理的實際情況,并據此提出相關改進建議,以促進完善高校辦公用品的管理水平。
一、研究設計
1.問卷設計。本研究主要通過發放調查問卷的方式來收集相關信息,并利用MS Excel對調查數據進行分析。問卷由三部分組成:一是被調查者背景信息;二是辦公用品采購與付款流程,涉及請購、具體采購、驗收與付款等環節;三是辦公用品使用及保管,涉及領用手續、保管與盤點。
從內部控制角度將問卷內容歸類,辦公用品采購與付款流程調查主要側重于職責分工、信息傳遞程序控制和實物控制;日常使用及保管主要側重于職責分工、實物控制。
2.調查方法。我們選取了上海某高校為本次問卷調查單位。為了保證一定的廣泛性,調查范圍為該校所有院系、機關和教輔部門,分別向部門領導、辦公室主任、辦公室工作人員等各類教職員工發放了問卷。本次調查共發放問卷107份,回收71份,總回收率為66.4%。通過對回收的問卷進行檢查和審核,最終得到有效問卷69份。有效問卷分別占回收問卷和發放問卷總數的97.2%和64.5%。
二、調查結果與分析
(一)辦公用品管理制度
根據被調查者所在部門的性質,分類匯總結果如下:院系(有書面管理辦法占52.63%,有口頭管理辦法占36.84%,無管理辦法占10.53%);機關、教輔部門(4.08%,73.47%,22.45%);合計(17.65%,63.24%,19.12%)。可以看出,該校的院系、機關和教輔部門大部分制定了辦公用品管理辦法(占比80.89%),但以書面形式制定管理辦法的只有17.65%,其規范性和完善性還有待進一步改善。
(二)采購與付款流程
1.請購環節。請購是采購與付款流程的起點,涉及的風險點主要有:只有得到授權的人才能提出采購申請;提出采購申請與批準采購申請相互獨立,以加強對采購的控制;批準請購與采購相互獨立,以防止采購時購入過量或不必要的用品。針對以上風險點,調查問卷相應設計了3個問題。將調查結果按被調查者所在部門性質統計的結果表明,有三分之一制定了書面采購計劃,其中院系制定書面計劃的比例為50%,遠高于機關和教輔部門的26.5%,這主要與院系對辦公用品的需求量較大有關。在采購方式上,選擇全部由辦公室集中采購的占62%,與預期基本相符。問卷還對采購渠道進行了調查,網絡采購(55.22%)和電話采購(23.88%)成為辦公用品采購的主流方式,傳統的現場采購比例則較低。相應地,采購源也多來自史泰博、京東商城、1號店等電子商務網站,另有部分來自校內教育服務中心及校外周邊超市。在請購審批中,近九成的被調查者都選擇了有審批環節,但能夠做到有書面請購單的只有一成,絕大多數為口頭匯報。
2.采購環節。包括詢價、訂貨、簽訂合同等環節,涉及的風險點集中在職責分工上,即詢價、采購審批、合同簽訂相互獨立,防止虛列支出。統計顯示,近八成的被調查者在辦公用品采購中都有向2家以上供應商進行詢價談判的做法。但在確定供應商環節,院系與機關、教輔部門超過半數都是由詢價人員自己確定供應商,未能較好地執行詢價與確定供應商職責分離。采購訂立合同的比例為41.63%。整體來看,院系在具體采購環節的表現要優于機關、教輔部門。
3.驗收付款環節。驗收付款環節的風險點主要有:實物控制,對實際收到的商品進行驗收;職責分離,采購與驗收相互獨立,確保實際收到的商品符合訂購要求;信息傳遞控制,對付款進行審核。調查結果按被調查者所在部門性質進行統計,被調查者對實際收到的商品均有驗收行為,但留有書面驗收記錄的比例只有30.77%。且驗收人員九成以上為采購人員,在不相容職責方面未得到有效分離。付款環節能夠做到審核后付款的比例達到52.38%。院系在付款環節的規范性要優于機關、教輔部門,審核后付款的比例達到了75%,而機關、教輔部門只有44.68%。
(三)領用與保管
辦公用品驗收入庫的風險點主要涉及:職責分工,保管與記錄相互獨立,防止篡改記錄、財產流失;授權程序,領用須經過批準,防止多領或被盜;信息傳遞控制,設置臺賬對進貨、領用、結存情況及時反映;實物控制,定期盤點,將賬面結存數與實際庫存數核對,做到賬實相符。調查結果表明,在領用手續上,只有不到7%的被調查者通過填寫書面領用單,經批準后領用;超過一半的被調查者可以無須批準隨時領用辦公用品,這表明在授權程序上還有很大的改善空間。信息傳遞控制上,無登記簿的比例占了將近50%,規范性做得不夠好。院系設立臺賬要比機關、教輔部門規范,調查顯示其有進貨、領用情況登記簿的比例達到了53%,而機關和教輔部門只有19%。在部門設立臺賬的調查中,由保管人員登記臺賬的比例達到了85.29%,在院系中,這一比例更是達到了百分之百,這說明對辦公用品保管與臺賬記錄職責相互獨立的重視程度還有待提高。在實物控制上,有定期或不定期盤點的比例占75%,院系在實物控制中的表現好于機關、教輔部門。
三、管理建議
(一)加強制度建設,規范管理流程
健全的制度是規范管理的基礎。但不少人認為,辦公用品單價不高、較為零散,加強辦公用品的管理顯得小題大做。這種認識存在著誤區,辦公用品雖然零碎,如得不到妥善管理,滋生的浪費、舞弊日積月累也將對學校的'財務管理帶來很大的負面影響。
加強辦公用品管理制度的建設,首先要明確管理的目標。辦公用品的管理應以服務高校事業為宗旨,以勤儉節約、防范舞弊為目標。勤儉節約杜絕浪費,就要在制訂計劃時詳細分析庫存的現狀、采購的性價比,避免盲目采購;防范舞弊就要求對辦公用品管理的各個環節考慮風險點,設置控制程序。其次要注重制度的全面性。辦公用品管理制度應當包括對制定計劃、采購方案、驗收入庫、領用授權、日常保管、內部監督等全過程的管理,以上程序缺一不可。制度設置后,可通過內部審計部門實施“穿行測試”來審驗制度是否健全以及可執行能力。最后要注重制度的可操作性。要結合高校的實際情況,具體問題具體分析,制定科學規范、操作性強的制度。內部控制的設置會帶來管理成本的上升,因此也應考慮如何避免繁瑣,做到簡明實用,方便相關人員遵照執行。
(二)加強采購與付款環節的管理
請購環節調查顯示,僅三分之一的院系、機關和教輔部門制定了辦公用品書面采購計劃;僅10%的院系、機關和教輔部門對辦公用品采購設置了書面請購單。本文認為,高校的院系、機關和教輔部門在辦公用品采購中有必要對大額、集中的采購制定書面采購計劃,并在預算申報中體現,杜絕盲目、隨意性采購。同時應設置書面請購單,明確在請購中的審批權限、手續,建立有關流程。
采購實施環節目前主要存在的問題:由詢價人員自己確定供應商。詢價與確定供應商屬不相容職務,由同一人擔任,可能產生舞弊風險。本文認為,高校的院系、機關和教輔部門在辦公用品具體采購中應至少保證兩人以上參與,對詢價與確定供應商、采購與訂立合同等環節做到職責分離、相互制約。
驗收付款環節主要存在的問題:由采購人員負責驗收,缺乏書面驗收記錄。采購與驗收由同一人員擔任無法做到職責分離,可能出現采購人員與供應商不正當交易、供應商提供劣質產品、“以次充好”等現象。本文認為,高校的院系、機關和教輔部門應設置專門的驗收人員,與采購人員相分離,并對驗收情況做好書面記錄。
(三)加強領用與保管環節的管理
日常管理環節包括物品領用、保管兩個方面。從調查結果來看,在領用與保管環節中主要存在的問題為:領用審批形同虛設、無有關資產臺賬、忽略盤點等。在辦公用品的領用、保管環節中,首先,應完善領用審批手續。高校可結合實情,設置統一的領用單據,領用者憑授權人簽字授權的領用單,向保管人員領用,防止領用中的鋪張浪費等。其次,應建立辦公用品臺賬,對辦公用品的進貨、領用、報廢、維修情況均應記錄。調查顯示,有的院系、部門雖然設立了領用登記簿,但僅對領用情況進行記錄,無進貨等記錄,信息不完整,直接影響對結存數的管理。最后,應加強辦公用品的盤點工作,定期盤點,將賬面結存數與實際庫存數核對,做到賬實相符,保障資產的安全性。
辦公用品的管理是高校財務、資產管理的重要組成部分。一葉知秋,一個學校辦公用品的管理水平,顯示著學校的整體管理水平。只有不斷探索、總結經驗,才能進一步規范高校的辦公用品管理,從而為高校事業發展提供堅實的后盾。
辦公用品管理制度7
辦公用品領用制度
為更好的控制辦公消耗成本,規范集團總部辦公用品的發放、領用和管理工作,特制定本規定。
1、耐用辦公用品包括:電話、計算器、訂書機、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、戒紙刀、直尺、起釘器。
2、耐用辦公用品已于員工入職時按標準發放,原則上不再增補,若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。
易耗辦公用品的領用:
1、易耗辦公用品分為兩部分:部門所需用品和個人所需用品。
2、部門所需用品包括:傳真紙、復(寫)印紙、打印紙、墨盒、碳粉、硒鼓、光盤、墨水、裝訂夾、白板筆。
3、個人所需用品包括:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書針、回形針、橡皮擦、涂改液、信箋紙。
4、部門常用易耗辦公用品月用量標準見附表。此標準為暫定數,可依據每月平均用量進行合理調整。
5、每月22日前,由各部門將次月《易耗辦公用品需求計劃表》填好(常用易耗辦公用品不得超過每月用量標準),經部門經理初核,中心總監或副總復核,人力資源中心總監批準后交采購部統一采購。
6、發放時間:每月1—2號(如遇假期,順延)。其余時間一般不予辦理辦公用品的領用手續。
7、領用方法:由各部門文員按發放日期統一到辦公用品倉申領,填寫《領料單》,經部門經理簽字后交倉管員按《易耗辦公用品需求計劃表》發放,若部門領用超出需求計劃的,須經人力資源中心總監批準后方可發放。
8、部分辦公用品(油性筆、水彩筆、簽字筆、白板筆、圓珠筆芯、圓珠筆、涂改液、各種電腦墨盒)實行以舊換新原則,傳真紙領用時須以中間紙交換。
9、電腦耗材品(鼠標、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等)由總經辦電腦部經理審核,人力資源中心總監批準后方可領用,申領時須依舊換新。
10、本著節約與自愿的原則,可不領用或少領用的'應盡量不領用或少領用。對于節儉成效突出的員工,公司將予以表揚。
本規定自簽發之日起執行,以往如有與此制度相抵觸者,以此為準。
辦公用品管理制度8
為加強本公司辦公用品管理,節約成本,提高效率,規范流程,明確責任,倡導健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦公方式,特制定本制度。
一、辦公用品分類
辦公用品分為固定資產類辦公用品、非消耗性辦公用品、消耗性辦公用品
1、固定資產類辦公用品,如:辦公桌、辦公椅、傳真機、復印機、電腦、打印機、掃描儀、碎紙機、照相機、汽車等;2、非消耗性辦公用品,如:計算器、電話機、訂書機、打孔機、剪刀、紙刀、白板等;
3、消耗性辦公用品,如:筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、膠水、復寫紙、釘書釘、筆芯、公司印刷品、墨盒、復印紙、傳真紙、水性筆、白板筆等;
二、辦公用品的申購
1、公司各部門分別在每年3月10日/9月10日前,根據部門實際需要制定《半年度辦公用品采購計劃》,經部門主管簽字后,填寫《器材申購單》,經辦公室主任簽字、總經理審批后,交供應部統一購買;
2、各部門申購辦公用品時,需要部門負責人及相關分管領導進行簽字;
3、各部門臨時采購的急需辦公用品或者超出半年計劃范圍的辦公用品,由所在部門主管填寫《器材申購單》,并在備注欄內注明急需采購或超出計劃的原因,經辦公室主任簽字、總經理批準后交供應部統一購買;
4、新入職員工,在入職當天發放配套的辦公用品,如在入職后一個月內辭職,必須將領取的辦公用品全部退回;
5、新入職行政人員,辦公室發放的配套辦公用品包括:中性筆、筆記本、文件夾等常用物品。
三、辦公用品入庫
1、辦公用品入庫前須進行驗收,對于符合規定要求的,由辦公室、供應員、倉庫人員,共同對辦公用品進行驗收,倉庫人員負責登記入庫;
2、對不符合要求的,由供應人員負責辦理調換或退貨手續。
四、辦公用品發放
1、公司各部門領取辦公用品須填寫《辦公用品領取登記簿》,注明辦公用品品名、數量、領用日期,待填寫完整無誤后,方可領取;
2、為了降低資金占用,按照“用多少、領多少”的原則,辦公室根據實際情況進行限量領取;
3、中性筆、圓珠筆等消耗性的`辦公用品,每人半年限領一支;
4、辦公用品使用、領用要嚴格執行以舊換新制度,以最大限度地節省、節約,控制日常辦公成本成本。
五、辦公設備管理
1、公司各部門所需的辦公設備(電腦、傳真機、電話機、桌、椅、檔案柜等辦公設備)由供應部統一購買。
2、要求各部門所需的辦公設備連同辦公用品一并進行申購,由相關領導簽字確認后,交予辦公室。
3、各部門將領取回的辦公設備要及時編入《固定資產盤點表》,領用人登記,遵循誰使用誰負責的原則,嚴格按照固定資產管理制度進行管理。
六、考核標準
1、如未在規定時間內進行申購而影響本部門業務,責任由相關部門承擔;
2、各部門必須在規定的標準范圍內申購,如超出范圍由各部門負責人自行承擔;
3、各部門在其他部門復印、打印時必須進行登記,寫明打印緣由、張數以及日期,若打印過程中有浪費紙張現象,必須注明浪費原因及浪費張數。 4、嚴禁個人浪費和人為損壞,嚴禁員工將辦公用品帶出公司或挪作私用,如發現挪作私用的罰款200元/次,因挪作私用,造成辦公用品損壞的,責任人應按照市場價進行賠償并處以損壞辦公用品價格一倍以上罰款。
5、員工離職時應由部門其他人員與辦公室人員檢查其辦公用品(消耗品除外),若有損壞的,從應發工資中按市場價扣除,離職人員的辦公用品由部門主管代管,若有損壞或丟失部門主管負責;部門主管離職時,其辦公用品由部門其他人員共同代管,若有丟失或損壞部門人員共同負責,部門有新員工入職時,轉讓給新員工使用(新進人員可領取消耗性辦公用品)。
6、凡屬各部門或部門內員工共用的辦公用品應部門人員共同負責,人為因素丟失損壞,由本部門自行解決。
7、蓄意損壞辦公用品的,由責任人照市場價賠償,并處以損壞辦公用品價格一倍以上罰款,部門主管找不出責任人的,則由部門全體人員共同承擔以上賠償。
辦公用品管理制度9
1、提高效率:通過規范化的管理,減少因物資短缺或混亂造成的等待時間,提高員工的工作效率。
2、節約成本:避免過度購買和浪費,通過合理采購和使用,降低企業的'運營成本。
3、維護秩序:規范的管理制度能維持良好的辦公環境,提升企業形象。
4、財務透明:清晰的物資管理有助于財務審計,確保資金使用的合規性。
辦公用品管理制度10
本《辦公用車管理制度》旨在規范公司內部車輛管理,確保資源有效利用,保障行車安全,提高工作效率,主要包括以下幾個方面:
1. 車輛購置與維護
2. 車輛使用申請與審批
3. 車輛調度與使用規則
4. 車輛保養與維修
5. 車輛費用管理
6. 安全駕駛規定
內容概述:
1. 車輛購置與維護:明確購車標準,規定車輛日常清潔、檢查和保險購買等維護措施。
2. 車輛使用申請與審批:制定申請流程,明確審批權限,規定特殊情況下的'車輛調配。
3. 車輛調度與使用規則:設定車輛使用優先級,規定節假日、非工作時間的車輛管理。
4. 車輛保養與維修:設立定期保養計劃,規定維修程序,確保車輛良好運行狀態。
5. 車輛費用管理:制定油費、過路費、停車費等費用的報銷政策,監控車輛運營成本。
6. 安全駕駛規定:強調駕駛員的安全培訓,制定交通違章處理辦法,保障行車安全。
辦公用品管理制度11
(一)目的
為規范辦公用品的管理,特制訂本制度。
(二)辦公用品種類
本制度稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種:
1、消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、打印油、原子筆、書釘等。
2、管理消耗品:簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、電池等。
3、管理品:剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、大型機、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機、姓名章、日期戳、計算機、印泥、打印臺等。
工程部專用辦公用具:圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、計算器等。
(三)辦公用品的`管理辦法
1、辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”系個人使用保管用品,如圓珠筆、橡皮;“部門領用”系本部門共同使用用品如打孔機、大型釘書機、打碼機及工程部專用辦公具。
2、消耗品可依據歷史記錄(如以過去半年耗用平均數)、經驗法則(估計消耗時間)設定。
3、領用管理基準(如碳素筆每月發放一支),并可隨部門或人員的工作調整發放時間。
4、管理消耗品文具應限定人員使用,自第三次發放起,必須以舊品替換新品,但消耗品不在此限。
5、管理性辦公用品列入移交,如有故障或損壞,應以舊品換新品,如遺失應由個人或部門賠償或自購。
6、辦公用品的申請應于每周日前由各部門提出“辦公用品申請單”,交采購部統一采購。
7、辦公用品嚴禁取回家私用。
8、印刷品(如信紙、信封、表格、手冊……)除各部門特殊表單外,其印刷、保管均由辦公室統一印刷、保管。
辦公用品管理制度12
一、目的:
為了降低辦公用品消耗,減少損失和浪費,使辦公用品管理規范化,特制訂本制度。
二、辦公用品范圍
2.1文具、紙張等文案用品;
2.1.1文案用品分為個人領用與部門領用兩種。個人領用系個人使用保管的用品,如筆、筆芯、筆記本、膠棒等。部門領用系本部門共同使用的用品,如訂書機、計算器、剪刀等。
2.2辦公桌、椅、檔案柜等用品;
2.3電腦、投影儀、打印機、復印機等辦公設備以及公司集團手機卡。
三、辦公用品的申購及發放
3.1各部門每月25日向行政部提出采購申請,經行政部核對并申報同意后由行政部統一采購、管理及發放。
3.2購入的辦公用品須按類別,品種清點,驗收,統一入庫管理。
3.3辦公常備用品每月10日、20日兩天進行發放,領用時秉承以舊換新原則,由領用人簽字,說明物品名稱、數量等,以控制文具消耗。
3.4辦公設備及桌椅等由財務部負責核實,行政部根據需要采買發放。
四、辦公用品的管理
4.1各部門應本著節約的原則使用辦公用品。
4.2任何人未經過允許不得擅自領取辦公用品,不得挪用辦公用品及其他物資。
4.3電腦、投影儀、打印機、復印機等辦公設備及公司集團手機卡均由專人管理,如有遺失或損壞,應由管理人全權負責。
4.3.1電腦管理
保證機器的正常開關機;
嚴禁使用過程中冷關機,對硬盤造成損傷、縮短固件的使用壽命;
嚴禁玩電腦游戲、上網聊天;
嚴禁登陸不良網站及非法網站。
定期對電腦進行殺毒;
使用完畢后請按照正常關機順序關閉主機及顯示器。
4.3.2打印機、復印機:
保證機器的正常開關機;
定期對設備進行維護;
復印機連續工作正反面20張時,請待機8分鐘;
各部門應保證機器所需耗材、紙張充足,及時向行政部領用;
4.3.3投影儀
保證機器正常開關機;
關機后靜待風扇停止后方可切斷電源;
使用過程中保持良好的通風環境,不要堵塞通風口;
禁止傾斜90°角以上播放文件;
使用時間超過兩小時需斷電休息10分鐘。
4.3.4集團手機卡
公司凡試用期滿的'員工,必須統一使用公司的集團手機卡,否則不享受公司的話費補貼(特殊情況經經理批準后除外)。
集團手機卡領用者必須嚴格遵守使用制度,如有損壞、丟失,及時報行政部予以補辦、處理。
集團手機卡僅供領用者在公司任職期間使用,離職時必須到行政部辦理相關退還手續。
4.4辦公設備管理者具有保管與維護責任,不得擅自委托他人保管。因特殊原因不能及時收回時,需指定專人負責保管。
4.5辦公設備要注意維護保養,嚴格按操作規程進行操作,當設備出現損壞時,須報直屬上級領導決定后方可修理。
4.6經檢查確認破損辦公器具、設備已沒有修理必要時,辦公用品管理員向直屬上級領導請示,予以報廢處理。
4.7嚴禁把辦公用品帶回家私用。
4.8凡純屬人為原因致使辦公器具、設備損壞或有意破壞者,追究其責任并照價賠償。
辦公用品管理制度13
第一章總則
第一條目的
為適應單位管理的需要,推進行政辦公物品的規范化管理,控制辦公費用,本著節約高效的原則,特制定本制度。
第二條適用范圍
本制度所指辦公物品為單位日常辦公所用文具(含水筆、筆記本、釘書器等)、辦公自動化所需用的耗材(含U盤、錄音筆、5墨盒等)、辦公設備(含電腦、復印機、打印機、傳真機等)以及辦公家具(含桌、椅、柜等)。
第二章辦公用品分類
第三條行政辦公物品的分類
行政辦公物品分三類:辦公固定資產、辦公低值資產(辦公固定資產和辦公低值資產統稱辦公資產)、辦公用品。
1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上,在使用過程中保持原有的實物形態,單位價值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設備。
2、辦公低值資產指使用期限較長,在使用過程中不易消耗,單位價值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。
3、辦公用品指使用期限較短,價值較低,在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。
第三章行政辦公物品的管理職責
第四條辦公室的主要職責:辦公室是行政辦公物品的綜合管理部門,負責對行政辦公物品費用支出情況進行監督、控制,其管理職責主要包括:
1、供應商選擇及管理:
2、組織各部門行政物品管理程序監控;
3、年度、每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執行:
4、行政辦公物品的分配、調撥、維修和報廢;
5、配合財務部對辦公物品進行盤點,建立行政辦公物品臺賬,負責日常維護和修理。
第五條部門資產負責人的主要職責:認真貫徹執行單位的資產管理制度;部長負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監督記錄;合理調配本部室內的.辦公設備等資產。
第六條資產使用人的主要職責:應該愛護單位財產,合理使用辦公設備,由人力資源總部協助負責培訓員工愛護國有資產意識,正確使用辦公設備。如果因使用不當,人為破壞,由使用人自行付費維修,并報送辦公室進行維修登記。
第四章行政辦公物品采購
第七條辦公用品采購
1、辦公室每月按各部門需求編制統一采購計劃、編制資金使用計劃,納入單位全面預算,報單位財務部列入每月全單位資金計劃。
2、辦公室持相關票根據單位相關財務規定報銷,費用計入各部門的年度預算執行臺帳。
3、辦公耗材文具的領用參照需按照規格及使用情況購買,并由辦公室主管領導批準后購進。購進消耗材料統一保管。
第八條辦公類服務采購
辦公類服務采購指單位各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的采購。
1、單位辦公室辦公室進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商。
2、單位各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的,經主管領導審批后在單位辦公室公布服務供應商范圍內選擇。
第九條辦公資產采購
1、辦公資產采購計劃辦公資產使用部門編制《年度辦公資產采購計劃》并納年度預算和經營計劃,經主管領導審批通過后提交辦公室匯總。
辦公室匯總各部門《年度辦公資產采購計劃》后編制單位年度采購計劃,提交單位領導審批,審批通過后由辦公室執行采購計劃。
2、辦公資產臨時采購報批
各部門臨時需要購置辦公資產時,填寫《資產購買申請單》(見附件二),經單位領導審批通過并簽字后,提交辦公室實施采購。
3、實施采購
辦公室進行貨比三家的方法進行詢價后,連同資產申請表和詢價后的采購報價單上報單位領導,經審批后方可到財務部領取支票進行購買。
4、驗收
辦公室匯同使用部門根據采購計劃或申請表、購物發票、購物明細驗收采購辦公資產,驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認,辦公室和使用部門各自登記辦公資產臺帳,填制固定資產卡片。財務部根據入庫單和購物發票進行賬務處理。《資產購買申請表》和購物明細復印件由辦公室統一保管。
第五章辦公物品的管理
第十條辦公用品配發
1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發放。
2、辦公用品每月第一周領用配發。辦公室負責辦理使用部門的領用手續,認真填寫文具領用登記單,并進行臺帳登記,寫明物品的名稱、規格、單價、購買日期、使用人等。
3、辦公用品原則每月一次領清,不得另行申領。如有特殊需求提前與辦公室申請。單價超過100元以上的辦公文具由辦公室主管主任審批。配發后辦公室登記臺帳,寫明物品的名稱、規格、單價、購買日期、使用人等。
4、員工在單位內部調動,其使用的辦公用品可以帶走。第十一條辦公資產的管理
1、資產調撥
部門與部門之間轉移辦公設備等資產必須填寫《資產調撥單》(見附件三)。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序:調出部門負責人—調入部門負責人—辦公室確認簽字后,方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產。
2、資產報廢
由部門負責人填寫《資產報廢申請單》(見附件四),報單位辦公室,辦公室會同財務部門進行資產損壞鑒定后,由辦公室主管領導審批,審批后方可報廢。辦公室與財務部門同時銷帳。有再使用價值的,由辦公室收回統一維修、保管、再分配,資產臺帳做相應調整。在報廢前,部門不得隨意丟棄,否則本部門按照其原值賠償,并按照單位相關規定處罰。
3、資產的租用、出租和外借
(1)單位需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要,租用部門必須報單位辦公室審批,辦公室應盡量考慮在單位內部調配,調配確有困難而且購買不經濟合算的情況下,經總經理批準方可租用,租用手續由單位辦公室統一辦理。
(2)單位長期不使用的行政辦資產品可考慮對外出租和外借。辦公室定期對所有閑置的辦公資產進行清查盤點,對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續,對長期閑置的物品主動尋求外租,對今后沒有使用價值的物品進行出售。
4、辦公資產的日常維護、維修
(1)辦公室是辦公資產日常維護、維修的責任部門。(2)辦公室編制辦公資產維修計劃,并納入預算和經營計劃。根據維修計劃對各部門辦公資產進行檢查,按期進行維護,保證各物品正常工作。
(3)各部門的辦公資產需要維修時,由部門負責人填寫《辦公設備維修申請表》報送辦公室。不經過部門資產負責人而私自報送維修申請,則辦公室不予受理。
(4)辦公室接到申請單后,需對報修設備進行鑒定,進行相應的維修、更換,一般性修理應在三個工作日內修理完畢,其它較為復雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設備維修記錄表》(見附件五),資產使用部門負責人簽字確認。
(6)若聘請外部單位進行維修,相關付款事項執行資金支付程序。
(5)由于人為原因造成辦公資產損壞,要按照物品的原價進行賠償。
5、辦公資產的年終盤點
(1)年終資產清查由辦公室對各部(室)進行實物清查,丟失的辦公資產由丟失部門按照原值賠償。資產清查結束后,由辦公室將年終清查報告上報單位領導。具體清查程序可參照《固定資產管理辦法》
(2)辦公物品丟失、損壞屬于過失人責任的,過失人應承擔相應的賠償責任。
6、各部門部長要調離本部門時,人力資源要及時通知辦公室,辦公室根據辦公資產臺帳清點調出人負責部門所使用的資產,有短缺者,按照物品原價賠償,待辦理完辦公設備移交手續后,方可調離本部門;一般員工調離本部門,由部長負責該員工使用資產的移交,由人力資源部協助完成。
第六章附則
第十二條本制度由單位辦公室負責制定、解釋、修訂并監督實施。第十三條本制度自頒布之日起執行。
辦公用品管理制度14
為使辦公用品管理合理化,滿足工作需要,合理節約開支,特制訂公司辦公用品管理制度,此規定的執行部門為公司辦公用品管理部門。
一、公司辦公用品管理辦法總則
為使辦公用品管理合理化,滿足工作需要,合理節約開支,特制訂公司辦公用品管理制度,此規定的執行部門為公司辦公用品管理部門。
二、公司辦公用品分類
1、公司辦公用品管理部門辦公用品分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實辦公用品產。
2、低值易耗品:筆、紙、電池、訂書釘、膠水等。
3、管制品:訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等。
4、個人保管物品:個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的辦公用品,如BP機、手機、助動車等。
5、實辦公用品產:辦公用品價格達300元以上,如:空調、計算機、攝像機、照相機等。
三、公司辦公用品采購
1、公司辦公用品的采購,原則上由辦公用品管理部門統一購買,屬特殊辦公用品經辦公用品管理部門同意,可由申購部門自行購買。
申購物品應填寫物品申購單,300元以內物品申購交部門經理同意,辦公用品管理部門批準;300元以上(含300元)部門經理同意,辦公用品管理部門批準,總經理批準。
2、辦公用品采購由辦公用品管理部門指定專人負責,并采取以下方式:
(1)定點:公司定大型超市進行物品采購。
(2)定時:每月月初進行物品采購。
(3)定量:動態調整,保證常備辦公用品的庫存合理性。
(4)特殊物品:選擇多方廠家的`產品進行比較,擇優選用。
四、公司辦公用品領用管理
1、公司根據辦公用品分類,進行不同的領用方式:
2、低值易耗品:直接向辦公用品管理部門物品保管人員簽字領用。
3、管制品:直接向辦公用品管理部門物品保管人員簽字領用。
4、貴重物品:需要部門經理簽字認可,然后去辦公用品辦公用品管理部門領用。
5、實辦公用品產:由辦公用品管理部門設立實辦公用品產管理臺帳,以準確記錄固定資產的現狀。
五、公司辦公用品借用
1、凡借用公司辦公器材,需填寫辦公用品借用單,并由部門經理簽字認可。
2、借用辦公用品超時未還的,辦公用品管理部門有責任督促歸還。
3、借用辦公用品發生損壞或遺失的,視具體情況照價或折價賠償。
六、公司辦公用品管理辦法附則
1、新進人員到職時有管理部門通知,向辦公用品管理部門領用辦公物品;人員離職時,必須向辦公用品管理部門辦理辦公物品歸還手續,未經辦公用品管理部門認可的,人事部不得為其辦理離職手續。
2、辦公用品管理部門有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。
辦公用品管理制度15
1、目的
為規范辦公用品采購與管理流程,保證部門(科室)申請的辦公用品得到有效利用,避免出現閑置、浪費現象,制定本制度。
2、適用范圍
2.1本制度適用于辦公用品與低值辦公設備的管理。
2.2辦公用品分為一次性使用物品(如簽字筆、鉛筆、膠棒、筆記本、色帶等)與可重復使用的物品(如筆筒、剪刀、訂書機、文件夾等)兩大類。
2.3低值辦公設備是指掃描儀、噴墨打印機、傳真機、電話等購置金額小于1000元(含)的.辦公設備。
3、原則
3.1采購前貨比三家,購買價廉物美的商品。
3.2先申請,后領用,庫存最少的原則。
4、職責部門
4.1院辦(人事行政部、后勤)指定專人(以下簡稱“采購專員”)負責醫院辦公用品采購與管理工作;
4.2院辦(人事行政部、后勤)負責人(以下簡稱“采購主管”)負責審批各部門辦公用品申領計劃及匯總分析辦公費用使用情況,向上級領導匯報。
4.3采購專員負責匯總各部門(科室)的辦公用品申領計劃,經采購主管批準后集中購買并發放;負責辦理采購報銷手續;負責核算各部門(科室)辦公費用,按月上報采購主管。
4.4部門(科室)指定專人(下簡稱“部門文秘”)負責本部門(科室)辦公用品的申請、領用與《部門辦公用品臺帳》的日常管理。
5、工作程序
5.1申請
5.1.1部門文秘每月末匯總本部門(科室)對辦公用品的需求,填寫《辦公用品申領表》并交至采購專員。
5.2采購
5.2.1采購專員匯總各部門(科室)上報的辦公用品申請計劃,針對采購項目向供貨方詢價,經采購主管審批簽字后,進行集中采購(采購期間一般為三天之內);辦公設備采購需報總經理(院長)審批。
5.2.2辦公用品采購金額超過1000元(單件價格,含)時,需報總經理(院長)審批。
5.3入庫及領用
5.3.1采購專員完成采購后,根據采購項目明細單逐項辦理入庫手續;
5.3.2入庫完成后,采購專員通知部門文秘領取所申請的辦公用品;
5.3.3部門文秘根據申領明細在部門(科室)內發放物品,按照領用情況分別登記《部門辦公用品臺賬》(,并對“需歸還類”(可重復使用)物品做出標記。辦公用品領用人需在《部門辦公用品臺帳》本人頁上簽字確認。
5.4配發
5.4.1新員工入職時配發的辦公用品一般包括簽字筆、筆記本、筆筒、文件夾、文件架各一件,其它因公必備辦公用品按需申領。
5.4.2對于每人每月必須定額發放的必備用品(如勞保用品等),可以根據實際情況及匡算量每月一次性配發,以減少申請程序。
5.5返還
5.5.1部門(科室)出現領用量剩余或不再使用的物品時,需退還采購專員辦理核銷,沖抵本部門(科室)辦公費用;
5.5.2員工離(調)職時,需提取《部門辦公用品臺賬》的本人頁到院辦(人事行政部、后勤)辦理“需歸還類”辦公用品的返還手續。
5.5.3需歸還辦公用品在正常使用情況下損壞,可到采購專員處以舊換新;如丟失則應由領用人按用品的采購價格予以賠償。
5.6保管
5.6.1采購專員需清楚掌握辦公用品庫存情況,并經常整理,保證物品不受侵蝕。
5.7盤點
5.7.1采購專員應定期盤點辦公用品庫存(根據庫存大小自行安排盤點周期,一般每月進行一次)。盤點要求作到賬物相符,如果不一致必須查找原因,經采購主管批準后調整賬目,使兩者一致。
5.8費用結算
5.8.1采購專員每月第一周應將上月發生的辦公用品采購、發放情況及分攤的費用匯總成表,上報采購主管審批后辦理付款手續。
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