(熱門)辦公設備管理制度
在現實社會中，接觸到制度的地方越來越多，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編為大家整理的辦公設備管理制度，歡迎閱讀與收藏。
辦公設備管理制度1
管理處的所有辦公設備都是公共財產，任何人員無權損毀及因私使用，同時必須遵守以下制度：
一、所有辦公設備須由電腦文檔管理員負責管理及操作，要求負責人具備熟練的`操作能力，懂得基本的維修常識，具體工作內容包括：
1.檢查設備，每天上班開機、操作，下班關機。
2.清理設備衛生，保持設備干凈。
3.更換復印復印機炭粉，電話機消毒膜，打印機色帶，傳真機和復印機紙張等。
4.定期保養檢修設備。
5.登記使用情況(使用人、日期、內容、打字內容提要等)。
二、辦公設備的使用應遵守先公后私，先急后緩，先客戶后自己，能節省不浪費(通長途電話盡量簡短不羅嗦，大批量文件以臘刻油印而不用復印機復印等)的原則。
三、微機(電腦)的使用只限于工作，任何人不得用電腦干私人事宜(如打私人文件)，禁止用電腦玩游戲。
四、當設備發生故障時應請技術人員修理，除此之外人員不得擅自鼓弄，以免加重故障。
辦公設備管理制度2
1、目的
為營造舒適的辦公環境、更好的利用公司資源，提高工作效率，特制定以下規定。
2、范圍
適用于物業公司各部門、各管理處辦公環境管理。
3、定義：
無
4、職責
4.1辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環境管理和辦公設施管理進行監督。
4.2各部門、各管理處負責各自辦公環境和辦公設施日常的管理和維護。
5、方法及過程控制
5.1辦公環境管理
5.1.1辦公環境應保持整潔，辦公用品應擺放整齊、有序；垃圾、廢紙應放入廢紙簍內，不得隨意拋棄；不得在個人工作區域內擺放與辦公環境不符的私人裝飾品。
5.1.2離開辦公區域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面，離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下；非辦公時間，應將文件資料全部收入抽屜或文件柜內，桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。
5.1.3辦公區域內禁止吸煙、就餐，吸煙、就餐應到指定區域；嚴禁職員以吸煙名義長時間離開辦公位，聚眾聊天，對違章者每次扣罰薪金50元。
5.1.4辦公區域內交談須輕聲細語，不準大聲喧嘩、聊天；辦公時間不允許做與工作無關的事情；業余時間不要在辦公區域內進行娛樂性活動（公司組織的除外）或接待外來訪客。
5.1.5辦公區域內禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。
5.1.6辦公區域內嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入，對來訪人員，應由前臺接待員進行詢問和引導。
5.1.7愛護辦公設備，出入公司電子門時，應輕拉輕放；下班前關閉電腦設備、切斷電源，擺正座椅；晚間最后離開辦公室的人員應注意關閉辦公區域照明設備、辦公設備及電器設備。
5.1.8辦公桌內不要存放大量的現金及貴重物品，以免造成丟失，造成不必要的.損失。
5.1.9當室外溫度大于（等于）27oc時，公司將視情況開啟空調系統，調節室溫，當室外溫度小于（等于）26oc，空調系統將設置在通風狀態。
5.1.10辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環境，對未按本規定要求執行的將對其及其部門經理進行通報批評。
5.2辦公設施、設備管理
5.2.1辦公設備的管理
辦公設備為公司財產，任何人不得故意損壞及因私使用。
所有辦公設備應由資產管理員根據價格進行分類資產登記，確定存放位置；任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。
各使用部門應明確設備的使用或保管人，負責設備的日常管理；各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養；當設備發生故障時，應及時通知辦公室系統組進行維修處理，不得擅自拆裝。
電腦類設備的管理
電腦類設備由辦公室系統組統一管理，其安裝、調試、系統配置等工作由辦公室系統組負責。
使用人應嚴格遵守辦公室系統組的有關規定，正確使用電腦。
使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。
電腦發生故障應及時通知公室系統組進行處理維修，嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。
公司配置的計算機設備禁止安裝游戲軟件，需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人，以通報形式提交辦公室系統組，統一由系統管理員確定可行性、安裝并操作。
未經允許，不得隨意翻閱他人資料，查閱他人電腦。
傳真機的管理
各管理處及物業本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理；前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發，他人如因工需向外發送傳真，應標明欲傳送地點及傳真號碼，由前臺接待員負責發送；對收、發傳真件應做好登記，并注意對內容的保密。
前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養，發生故障時及時通知辦公室系統組，由專人維修處理，保證傳真機正常工作。
禁止傳送與工作、業務無關的私人材料。
復印機的管理
各管理處及物業本部應指定專人負責復印機的日常使用和管理。
正常情況下，復印機按照部門配備密碼，相應秘密對應限制復印張數，部門之間密碼不得混用，并將復印材料、廢紙等隨身帶走。
辦公復印時，要正確使用復印機，節約復印紙，復印的材料可雙面復印的盡量避免單面復印；使用后將復印機調整到節能狀態。
油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復印機復印。
復印機使用人員，特別時復印機管理人員負責復印機的日常清潔和保養，及時補充紙張和碳粉，使用故障時及時通知辦公室系統組，通知專人進行維修處理，保證復印機的正常高效使用。
電話的管理
辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置（部門統一位置），話筒與話機的連接不得打結，撥打電話時聲音不要過大，以免影響其他同事工作；接聽外來電話注意bi規范；若來電話時同事不在辦公位，同室其他人員應代為接聽。
辦公人員應保管好辦公桌上的電話，并定時做好清潔工作。
因工作需要撥打長途時，應通知前臺總機進行轉接并統一登記《長途電話登記簿》后方可撥打。
禁止撥打私人長途電話，若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記，花費自行承擔。
電話出現故障時要及時通知辦公室行政組，不得私自拆裝。
打印機的管理
各部門、各管理處應指定專人負責所屬范圍內打印機的日常使用機管理。
打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節約使用，達到使用壽命時要及時更換，同時注意環保，使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統組統一收集處理。
不得使用打印機重復打印文件，如需多份，請打印一份后復印。
5.2.3辦公家私的管理
員工應自覺愛護公司辦公家私，并負責個人所用辦公桌椅的日常保管，不得惡意損壞。
部門公用辦公家私，應指定專人負責保管；辦公家私出現故障或損壞時，使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理，不得私自拆裝。
5.2.4影響設備的管理
影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。
辦公室系統組負責影響設備的日常管理、維護工作。
辦公室系統組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序，并令其負責使用期間設備的保管、清潔，使用完畢后應檢查設備及相關附件是否正常，并按正常操作程序關閉機器、關掉電源，發生故障應及時匯報。
使用人若將設備搬離原場地，應獲得辦公室系統組人員的同意，并做好《電子設備領（借）用申請表》。
5.3本規定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋并監督執行。
6、支持性文件
7、質量記錄及表格
辦公設備管理制度3
現代辦公設備是我校推行現代化管理的`重要設施，為了管理好現代辦公設備，特制定本制度。
一、現代辦公設備實行專人負責制，誰使用誰保管。無關人員，未經許可，不得動用。
二、現代辦公設備使用者要努力提高和掌握使用現代辦公設備的操作規程和方法，充分發揮現代辦公設備的使用率。
三、現代辦公設備使用者要保證設備的完好率，經常清理，定期維修。設備如有故障，非維修人員不得隨意拆卸機件。
四、現代辦公設備是辦公專用設備，不得用于看娛樂性光碟、玩游戲、聊天、收看黃色影視和發布違法言論。
五、未經許可不得私自拷取內存資料和拷入無關軟件，以防病毒侵入。
六、外單位人員需要借用現代辦公設備，必須經校長批準同意，其他人員無權對外借用。
七、如因現代辦公設備使用者違章操作或保管不當而造成設備損壞，由設備保管責任人負責賠償。
辦公設備管理制度4
第一條：為進一步規范辦公用品的管理，明確辦公用品的申購、審批、采購、驗收、報銷及領用等規定，減少辦公費用開支，特制定以下規定。
第二條：辦公用品的申購及審批規定：
1、常規辦公用品的申購：由綜合管理部保管員根據每月用量及庫存情景，于每月的月底進行統計申購。
2、十分規辦公用品的申購：各部門需使用的辦公用品如屬于十分規用品，首先須報本部門經理審批，然后報分管副總經理和行政副總經理審批后，方可由綜合管理部采購，如果價值超過20xx元以上的，還必須報總經理批準后方可采購。
3、綜合管理部采購人員填寫申購單時，必須詳細注明所申購用品之名稱、規格、數量、單價及申購部門等，對于常規的辦公用品，應固定一個物美價廉的品牌，不宜隨意變更。
第三條：辦公用品的采購規定：
1、采購人員應根據已審批的申購單要求進行采購，有疑問的’須即時反饋，否則出現采購錯誤，由采購人員承擔職責。
2、采購人員采購辦公用品時，務必把握“貨比三家、物美價廉”的原則，確保所購用品質量。
3、在價格和質量基本穩定的情景下，不應隨意更換辦公用品的品牌，否則綜合部保管員有權拒收。
4、所有辦公用品由綜合管理部統一采購，特殊用品經行政副總批準后可由申請使用部門購買，且均須供給發票(以加蓋印章方為有效)和購買處地址及電話，以便市場調研。
第四條：辦公用品的驗收及報銷規定：
1、綜合管理部保管員負責辦公用品的驗收。
2、保管員驗收辦公用品時，必須嚴格依據申購單的有關要求進行驗收，確認合格后辦理入庫手續，有質量問題的，一律作退貨處理，對數量或單價有疑問的亦可拒收，并向上反映。
3、所有辦公用品必須憑正規發票后附入庫單，經綜合管理部保管員驗收簽字，綜合部經理審核，分管副總和總經理審核簽字后，財務方可報銷。
第五條：辦公用品的.領用規定：
1、辦公用品由綜合管理部統一保管、發放，各部門需使用辦公用品的可按審批程序到綜合管理部處領取，綜合管理部保管員原則上按照《辦公用品消耗標準》予以發放。
2、各種筆芯、鉛筆、墨水、橡皮、雙面膠、膠帶、文件夾、文件袋、回形針、大頭針、大小便箋、稿紙等易耗品，可由本部門經理簽字同意，綜合管理部經理批準后領用。
3、圓珠筆、中性筆、涂改液、筆記本等常用品的領用，除需部門經理簽字同意外，還須注意領用周期，原則上領用周期為三個月(對于已領過圓珠筆或中性筆的，原則上以后只能領用筆芯)。
4、計算器、電話機、U盤、墨盒等非消耗性用品的領用和更換，除需本部門經理簽字同意，經綜合部經理審批準外，領用時還須以舊換新。
5、打印機、傳真機、飲水機、碎紙機、電腦、辦公桌椅、文件柜、保險箱等貴重辦公用品用具的領用，必須由行政副總經理批準，并執行交舊領新制度。
6、領用人員離職時，須清還領用之辦公用品(易耗品視情景而定)，如有丟失的須按原價扣還。
辦公設備管理制度5
1.目的
為保證辦公設備及用品的合理配置和使用，更好地服務于公司各項工作。
2.適用范圍
本制度適用于集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材采購和管理。
3.職責
人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養、外借管理，采購與報廢的審核，辦用品的收發管理。使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養、并有責任愛護公司的辦公設備。高級副總裁(總經理)負責單價XX元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。信息部負責電腦及其周邊設備采購、維修、保養、報廢確認，網絡安全的管理。財務部負責辦公設備及用品費用的監控。
4.辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。
耐用品：
辦公家具，如：各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發、茶幾、電腦臺、保險箱及室內非電器類較大型的辦公陳設等。
辦公設備類，如：電腦、打印機、電話機、傳真機、復印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數碼照相機、音響器材及相應耗材等。低值易耗品
辦公文具類，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復印紙等。
生活用品，如：面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5.辦公設備及用品的添置申請流程
每月底，各部門填寫下月《辦公用品申領計劃表》送交行政部，逾期不交的部門，視放棄申請處理。各部門經理應嚴把審核關，以控制辦公用品開支成本。行政助理每月底統計各部門辦公設備及用品數量，編制《物品請購單》交人力資源及行政經理審批，批準后統一由行政助理負責采購。辦公設備的添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核，費用超過XX元的辦公設備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實施采購。辦公設備及用品采購回公司，管理部門應先建檔登記，并及時通知相關部門領用。
6.辦公設備及用品的.使用管理
辦公設備屬公司資產，使用者有責任和義務妥善保管、合理使用，不能隨意轉交他人，造成遺失的承擔賠償責任。
人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案，員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公設備及用品領用表》。員工因工作變動或離職的，應及時到管理部門辦理移交退庫手續。各部門負責人應嚴格控制本部門辦公用設備和用品的領用，并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監督辦公用品領用時間原則上是每星期一下午，特殊情況或急用物品除外，計算器等價值超過10元以上部12份物品領用時須以舊換新。辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償，設備折舊年限為5年，以每年折舊率20%計算。
7.辦公設備的報修
所有辦公桌椅在使用中出現的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修，人力資源及行政部應及時通知相關供應商到公司進行維修。
個人使用電腦、復印機等以及電腦外部設備、公司網絡、通信設備如遇故障，應及時通知信息部，由信息部工作人員檢修或通知相關供應（維修）商來公司進行檢修。
故障解決后填寫《辦公設備報修記錄表》，并由報修人簽字確認后，由人力資源及行政部存檔。經相關技術人員鑒定下列情況造成損壞的，由責任者按物品的購置價格和使用時間，新舊程序折價賠償。
安裝非工作所必須的軟件所引起的故障；私自拆裝電腦、復印機等設備的；使用不當造成設備損壞和丟失的；人為的損壞。
8.辦公設備的報廢
凡屬于正常磨損或工作中發生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的，由使用人員填寫《辦公設備報廢申請表》，說明原因和理由，部門負責人審核，并由信息部技術人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。人力資源及行政部根據相關技術人員的意見，并在《辦公設備報廢申請表》簽署審核意見后交主管副總裁審批。
經主管副總裁審批后《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔，復印給財務部、辦理報廢手續，進行帳務處理，并辦理補充新設備的申購或領用手續。
9.辦公設備的外借,必須經公司主管副總裁批準后，到人力資源及行政部辦理外借登記手續。
10.辦公用品及設備的盤點制度
行政助理每月底統計各部門的領用單，編制“辦公用品費用月報表”交部門經理審核。為控制庫存數量，辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數量即可。每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點，對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。
11.記錄表單
個人辦公設備及用具登記表
辦公用品申領計劃表
辦公設備報修記錄表
辦公設備報廢申請表
辦公設備購置申請表
辦公設備管理制度6
第一章總則
第1條目的
為加強企業辦公用品管理，控制費用開支，規范辦公用品的采購與使用，特制定本制度。
第2條本制度適用于對辦公及日常消耗品、宣傳品、設備耗材等的管理。
第二章辦公用品采購
第3條辦公用品的采購采用集中采購、定量供應的辦法。
（1）集中采購由行政管理部負責并管理。
（2）集中采購的辦公用品包括復印紙、傳真紙；
計算機消耗的磁盤；打印機消耗的色帶、硒鼓、墨盒；日記本、各類筆墨等。
（3）實行定期計劃批量采購供應。即：每月xxxx日前各部室向行政管理部提報當月所需用品計劃，由行政管理部統一采購。
（4）特殊辦公用品可以經行政管理部門同意授權各部門自行采購。
（5）各部門或班組若臨時急需采購辦公用品，由部門或班組專人填寫《辦公用品請購單》，并在備注欄內注明急需采購的原因，經班組負責人審定同意后，交行政管理部審批同意后，實施采購任務。
（6）必需品、采購不易或耗用量大者應酌量庫存。
（7）結算辦法。綜合辦公室根據各單位辦公用品領用數量及單價，編制明細表經確認后報財務劃轉。
第三章辦公用品的.分發領用
第4條各部門領用辦公用品需填寫《辦公用品領用單》，一式兩份，一份用于分發辦公用品，另一份用于分發辦公用品的臺賬登記。
第5條接到各部門的《辦公用品領用單》（兩份）之后，有關人員要進行核對，并做好登記。然后再填寫一份《辦公用品分發通知書》交發送室。
第6條發送室進行核對后，把申請所要全部用品備齊，分發給各部門。
第7條用品分發后應做好登記，寫明分發日期、品名與數量等。一份申請書連同《辦公用品分發通知書》轉交辦公用品管理室記賬存檔；另一份《辦公用品分發通知書》連同分發物品一起返回各部門。
第四章辦公用品管理
第8條新進人員到職時由各部門提出辦公用品申請，向行政管理部請領辦公用品，并列入領用卡，人員離職時，應將剩余辦公用品一并繳交辦公室。
第9條印刷品（如信紙、信封、表格等）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由辦公室統一印刷、保管。第10條部門使用的辦公用品由部門指定專人保管維護。
第11條對決定報廢的辦公用品，要做好登記，在《報廢處理冊》上填寫用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項，并報相關領導同意后，到相關人員處辦理報廢注銷手續。
第12條辦公用品（價格在xxxx元以上的）正常使用發生的損壞時，要及時向行政管理部報告，由行政管理部安排修理，如不報告或擅自將損壞的辦公用品丟棄，使用者個人按非正常使用損壞照價賠償。
第13條企業對辦公用品的使用情況，實行年內不定期檢查、年末普查的檢查制度，檢查工作由行政管理部負責。
第五章附則
第14條本制度由行政管理部制定、解釋，報總經理批準后執行，修改時亦同。
辦公設備管理制度7
第一章、總則
第一條、為了加強公司辦公設備的管理，確保合理有效使用，特制訂本制度。
第二條、本制度中的辦公設備包括以下：計算機、打印機、復印機、掃描儀、傳真機、電話機等。
第二章、辦公設備的申請
第三條、因工作需要購買辦公設備的部門于當月20日前提出辦公設備需求申請，報辦公室、財務部、主管副總審核批準后，由辦公室統一列入下一月度預算。
第三章、辦公設備的采購
第四條、辦公設備原則上嚴格實行預算管理，統一采購。如有緊急情況，允許按預算外費用申請程序實施緊急采購，需總經理審批后采購。
第五條、預算獲批后，由辦公室執行采購，并辦理出入庫手續。
第六條、貨物送達后，由辦公室文員負責進行核對、驗收，確定無誤后，辦理入庫手續。
第四章、辦公設備的領用
第七條、各科室填寫物品采購申請單，經辦公室、財務部負責人簽字后交行辦公室管理員，管理員核對后，在領用登記冊上做好登記，辦理出庫手續。
第八條、移動硬盤、筆記本電腦等便攜式辦公設備要辦理固定資產借用單，在規定的使用年限期間，配備人員因工作需要發生調動的，公司范圍內調動辦公設備“機隨人走”，公司范圍外調動的，辦公設備必須上交公司，同時撤回固定資產借用單。
第五章辦公設備的使用
第九條、辦公設備領取后，將開箱驗收記錄及說明書、保修卡等隨機資料移交辦公室存檔。
第十條、公司按照“誰使用，誰管理”的原則，對辦公設備進行日常管理，在規定的.使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。
第十一條、辦公室負責對公司所有辦公設備進行分類編號，并建立辦公設備管理臺帳，每半年盤點清查一次，作到帳物相符。
第十二條、辦公室負責公司所有辦公設備的日常維修與保養。
第六章、報廢審核。
第十三條、對于各部門提交的報廢物品清單，信息員要認真審核，確認不能再次利用后，經辦公室、財務部負責人簽字后方可作報廢處理。
第十四條、對決定報廢的辦公設備，辦公室應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量、及報廢處理的其他有關事項。
第十五條、報廢品由辦公室集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。
辦公設備管理制度8
1、目的
為營造舒適的辦公環境、更好的利用公司資源,提高工作效率,特制定以下規定。
2、范圍
適用于物業公司各部門、各管理處辦公環境管理。
3、定義:
無
4、職責
4.1辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環境管理和辦公設施管理進行監督。
4.2各部門、各管理處負責各自辦公環境和辦公設施日常的管理和維護。
5、方法及過程控制
5.1辦公環境管理
5.1.1辦公環境應保持整潔,辦公用品應擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應放入廢紙簍內,不得隨意拋棄;不得在個人工作區域內擺放與辦公環境不符的私人裝飾品。
5.1.2離開辦公區域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面,離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時間,應將文件資料全部收入抽屜或文件柜內,桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。
5.1.3辦公區域內禁止吸煙、就餐,吸煙、就餐應到指定區域;嚴禁職員以吸煙名義長時間離開辦公位,聚眾聊天,對違章者每次扣罰薪金50元。
5.1.4辦公區域內交談須輕聲細語,不準大聲喧嘩、聊天;辦公時間不允許做與工作無關的事情;業余時間不要在辦公區域內進行娛樂性活動(公司組織的除外)或接待外來訪客。
5.1.5辦公區域內禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。
5.1.6辦公區域內嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入,對來訪人員,應由前臺接待員進行詢問和引導。
5.1.7愛護辦公設備,出入公司電子門時,應輕拉輕放;下班前關閉電腦設備、切斷電源,擺正座椅;晚間最后離開辦公室的人員應注意關閉辦公區域照明設備、辦公設備及電器設備。
5.1.8辦公桌內不要存放大量的現金及貴重物品,以免造成丟失,造成不必要的損失。
5.1.9當室外溫度大于(等于)27oc時,公司將視情況開啟空調系統,調節室溫,當室外溫度小于(等于)26oc,空調系統將設置在通風狀態。
5.1.10辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環境,對未按本規定要求執行的將對其及其部門經理進行通報批評。
5.2辦公設施、設備管理
5.2.1辦公設備的管理
5.2.2.1辦公設備為公司財產,任何人不得故意損壞及因私使用。
5.2.2.2所有辦公設備應由資產管理員根據價格進行分類資產登記,確定存放位置;任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。
5.2.2.3各使用部門應明確設備的使用或保管人,負責設備的日常管理;各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養;當設備發生故障時,應及時通知辦公室系統組進行維修處理,不得擅自拆裝。
5.2.2.4電腦類設備的管理
5.2.2.4.1電腦類設備由辦公室系統組統一管理,其安裝、調試、系統配置等工作由辦公室系統組負責。
5.2.2.4.2使用人應嚴格遵守辦公室系統組的有關規定,正確使用電腦。
5.2.2.4.3使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。
5.2.2.4.4電腦發生故障應及時通知公室系統組進行處理維修,嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。
5.2.2.4.5公司配置的計算機設備禁止安裝游戲軟件,需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人,以通報形式提交辦公室系統組,統一由系統管理員確定可行性、安裝并操作。
5.2.2.4.6未經允許,不得隨意翻閱他人資料,查閱他人電腦。
5.2.2.5傳真機的管理
5.2.2.5.1各管理處及物業本部須指定專人負責傳真機的.日常使用和管理;前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發,他人如因工需向外發送傳真,應標明欲傳送地點及傳真號碼,由前臺接待員負責發送;對收、發傳真件應做好登記,并注意對內容的保密。
5.2.2.5.2前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養,發生故障時及時通知辦公室系統組,由專人維修處理,保證傳真機正常工作。
5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業務無關的私人材料。
5.2.2.6復印機的管理
5.2.2.6.1各管理處及物業本部應指定專人負責復印機的日常使用和管理。
5.2.2.6.2正常情況下,復印機按照部門配備密碼,相應秘密對應限制復印張數,部門之間密碼不得混用,并將復印材料、廢紙等隨身帶走。
5.2.2.6.3辦公復印時,要正確使用復印機,節約復印紙,復印的材料可雙面復印的盡量避免單面復印;使用后將復印機調整到節能狀態。
5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復印機復印。
復印機使用人員,特別時復印機管理人員負責復印機的日常清潔和保養,及時補充紙張和碳粉,使用故障時及時通知辦公室系統組,通知專人進行維修處理,保證復印機的正常高效使用。
5.2.2.7電話的管理
5.2.2.7.1辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置(部門統一位置),話筒與話機的連接不得打結,撥打電話時聲音不要過大,以免影響其他同事工作;接聽外來電話注意bi規范;若來電話時同事不在辦公位,同室其他人員應代為接聽。
5.2.2.7.2辦公人員應保管好辦公桌上的電話,并定時做好清潔工作。
5.2.2.7.3因工作需要撥打長途時,應通知前臺總機進行轉接并統一登記《長途電話登記簿》后方可撥打。
5.2.2.7.4禁止撥打私人長途電話,若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記,花費自行承擔。
5.2.2.7.5電話出現故障時要及時通知辦公室行政組,不得私自拆裝。
5.2.2.8打印機的管理
5.2.2.8.1各部門、各管理處應指定專人負責所屬范圍內打印機的日常使用機管理。
5.2.2.8.2打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節約使用,達到使用壽命時要及時更換,同時注意環保,使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統組統一收集處理。
5.2.2.8.3不得使用打印機重復打印文件,如需多份,請打印一份后復印。
5.2.3辦公家私的管理
5.2.3.1員工應自覺愛護公司辦公家私,并負責個人所用辦公桌椅的日常保管,不得惡意損壞。
5.2.3.2部門公用辦公家私,應指定專人負責保管;辦公家私出現故障或損壞時,使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理,不得私自拆裝。
5.2.4影響設備的管理
5.2.4.1影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。
5.2.4.2辦公室系統組負責影響設備的日常管理、維護工作。
5.2.4.3辦公室系統組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序,并令其負責使用期間設備的保管、清潔,使用完畢后應檢查設備及相關附件是否正常,并按正常操作程序關閉機器、關掉電源,發生故障應及時匯報。
5.2.4.4使用人若將設備搬離原場地,應獲得辦公室系統組人員的同意,并做好《電子設備領(借)用申請表》。
5.3本規定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋并監督執行。
6、支持性文件
7、質量記錄及表格
辦公設備管理制度9
遵照上級指示精神，為進一步加強本辦辦公信息系統管理，保證電腦、復印機設備良好運行，以充分發揮其作用和功能，現結合實際，制定本規定：
一、各處室的電腦及附屬設備由所在處室負責管理，綜合處按固定資產造冊登記。工作人員要加強電腦知識的學習，按規范要求正確操作使用，注意電腦設備的保養和維護，嚴防病毒侵入，保證正常運轉。工作時間不得利用電腦設備玩游戲、看光盤，未經辦主任批準，任何處室不得自行調換、拆卸、處理電腦及附屬設備。
二、本辦復印機只為本辦正常辦公提供復印服務，凡與辦公無關的文件、資料一律不準復印。中央文件和機密級以上的文件一律不得復印。
為了厲行節約，復印文件的頁數和份數的總和在30張以上的，原則上到文印中心辦理。
復印機使用完畢，需切斷電源，防止事故隱患，將廢舊的紙張進行清理，以保持機器周圍的`整潔。
三、本辦各處室配置的音響、投影、攝像、照相機等設備，要專人保管，專人使用。
四、新購置辦公設備須按經費開支規定報辦領導批準后方可辦理。
五、本辦所有辦公設備的保養維修，需報綜合處由綜合處聯系設備維修的有關事宜。
辦公設備管理制度10
物業部所有辦公設備都是公司財產，任何人員無權損毀及因私使用，同時必須遵守以下制度。
一、所有辦公設備須由經理指定專人負責管理及操作，要求負責人具備熟練操作能力，懂得基本的維修知識，具體內容包括；
1、檢查設備，每天上班開機、操作，下班關機。
2、清理設備衛生，保持設備干凈。
3、更換電話機消毒膜、打印機色帶等。
4、定期保養檢修設備。
5、登記使用情況(使用人、日期、內容、打字內容提要等)。
二、辦公設備的'使用要遵守先公后私，先急后緩，先客戶后自己，能節省不浪費的原則。
三、電腦的使用只限于工作，任何人不得用電腦干私人事宜，禁止用電腦玩游戲。
四、當設備發生故障時請技術人員修理，除此之外不得擅自拆弄，以免加重故障。
辦公設備管理制度11
第一條因工作需要，各單位可申請領用集團標配的辦公機器及辦公設備。為了保證辦公設備的正常運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
第二條辦公設備申領流程
一、新員工經入職培訓后，憑單位人事部門簽發的《人員錄用審批表》（見“集團人事招聘制度”），到單位辦公室申領相應的辦公設備。
二、單位辦公室信息技術員負責檢查辦公設備庫存，充足可直接發放；如不足，設備管理員則做好登記，對外進行采購。
三、設備到庫后，單位辦公室的信息技術人員應認真驗收設備后，登記《辦公設備初始表》（附表1）、《辦公設備狀態變更表》（附表2）、《辦公設備狀態表》（附表3）。
四、設備發放時，信息技術員與或領用人共同檢查設備狀態是否完好與配件是否齊全。若無異常，領用人需填寫《辦公設備領用單》（附表4），以明確保管責任。設備管理員需填寫《辦公設備狀態變更表》、《辦公設備狀態表》。
第三條辦理設備歸還流程
一、離崗員工持單位人事部門簽發的《員工離崗/職通知函》到單位辦公室辦理辦公設備歸還手續。信息技術員核對《辦公設備狀態表》，查找離崗人員的全部領用情況，收回設備。
二、領用人和信息技術員在共同檢查所歸還設備，在無損壞、無缺少配件、無欠費情況下，領用人需在《辦公設備歸還單》上簽字確認。如有損壞、缺少配件、欠費的，應按價格賠償、支付所缺的配件價格（配件價格由供應商提供）、還清欠費后，設備管理員才可簽字確認，并經由單位辦公室負責人蓋章審核后，方可繼續辦理離崗手續。
三、領用人和信息技術員當場將電子設備做返廠設置，如返廠設置失敗，信息技術員不得在《離崗通知函》上簽字。
四、辦公設備歸還人、信息技術員需填寫《辦公設備狀態變更表》、《辦公設備狀態表》。
第四條辦公設備采購流程
一、各單位辦公室負責設備的采購、登記、發放與運維工作。各單位根據自身需要向集團指定供應商處進行采購。
二、設備發放時，信息技術員與領用人共同檢查設備狀態是否完好與配件是否齊全。若無異常，領用人需填寫《辦公設備領用單》，以明確保管責任。設備管理員需填寫《辦公設備狀態變更表》、《辦公設備狀態表》。
第五條機器設備管理流程
一、辦公設備臺賬與盤點
1、《辦公設備初始表》：當設備購入并出庫后，管理責任即移交至使用單位，就開始登記此表。表格反映了固定資產在最初移交到信息中心時的狀態，表格中的數據一旦生成則不允許修改。
2、《辦公設備狀態變更表》：記錄每一次固定資產相關狀態屬性變化情況，是記錄設備資產變化的.流水賬，從而觸發《辦公設備狀態表》的修改。由各單位辦公室的信息技術員填寫。
3、《辦公設備狀態表》：表格反映了固定資產的最新狀態，表格中的數據不得隨意修改，修改的唯一依據是《辦公設備狀態變更表》。由各單位的信息技術員填寫。
4、《辦公設備領用表》：表格記錄了各經營性單位領用辦公設備的實際情況。由各單位信息技術員填寫。
5、《辦公設備初始表》、《辦公設備狀態變更表》、《辦公設備狀態表》、《辦公設備領用表》的原件各單位進行存檔。
二、盤點
1、根據各單位的發放及統計臺賬，各單位辦公室應當于每季度末對辦公設備進行局部盤點，集團行政管理中心每年年終對各單位辦公設備進行全局盤點。
2、盤點內容：核對機器設備使用情況是否正常，是否有損壞或缺配件，及所使用的設備跟領用時是否一致，是否有丟失。
3、在規定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。
4、信息技術員根據盤點情況，對于毀損、丟失、及配少配件情況，向上級部門匯報，經集團行政管理中心最終確認，再交由單位財務部門劃價。
辦公設備管理制度12
為了分局辦公設備正常的運轉，提高辦公設備的工作效率和使用效率，特制定本制度。
一、適用范圍
本制度所指辦公設備主要包括電話、傳真機、電腦、打印機、復印機、照相機、桌椅、文件柜等。
二、辦公設備日常使用和保養
1、使用設備前應詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規范操作使用，指定固定資產管理人員主管負責監督檢查。
2、固定資產管理員對辦公設備保養情況進行監督檢查，對設備的維修，更換零件要進行登記備案。
3、辦公設備發生故障無法自行修理的，設備使用人應填寫設備維修單，經分局長簽字后，交固定資產管理員實施。
5、所有公用辦公設備由固定資產管理員統一管理。
5、固定資產管理員負責對辦公設備的使用進行不定期的檢查，對違規使用辦公設備人員有提請處罰的權力。
三、辦公設備分類管理
1、電腦的使用管理
實行專人專管。使用人負責日常操作，非本設備使用人員不得隨意使用。嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用電腦玩游戲。不得使用未經病毒檢查的U盤，防止病毒入侵。嚴禁私自拷貝、泄露涉及分局有關涉密的文件資料。任何人未經他人同意，不得使用他人私人電腦。
2、電話的使用管理
電話由各辦公室統一負責管理，各工作人員負責監督并控制使用。通話應簡潔扼要，以免耗時占線、浪費資金。禁止私事撥打長途電話
3、打印機、復印機的管理
個人所配打印機由使用人員負責日常管理；
公用復印機由當日值班人員負責管理，固定資產管理員負責監督檢查。
為確保復印機的安全運轉，每天開機的時間不宜過長。
打印或者復印完成后，必須及時取走文件，防止失密。
4、傳真機使用管理
傳真機當日值班人員負責管理，固定資產管理員負責監督檢查。
不得使用傳真傳送個人資料，機密文件需經領導批準。
每天下班后，傳真設置成自動接收，防止遺漏重要文件。
四、其他辦公設備的.使用管理專管專用，所有辦公設備都要指定專人使用，其他人員使用必須經設備設備負責人同意。
辦公設備要定期進行養護，以免老化影響使用。
辦公設備的使用人員要保證設備的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責任。
辦公設備管理制度3
1、工作人員要妥善保管辦公設備（及所有附件），因個人管理和使用不當，導致設備丟失、損壞，影響正常工作，責任自負。
2、正常使用中（非人為因素），設備出現故障，由使用者告知領導，申請維修。
3、未經設備責任人許可，其他人員不得擅自使用他人設備。對因此而導致設備丟失、損壞、重要數據受損，影響正常工作，追究相關人員責任。
4、本社區設備為工作需要配備，任何人員不得擅自出借給外單位、部門或個人。確因工作需要，由借用單位、部門或個人書面申請，報經主管領導審批。未經許可，擅自借用保管設備，責任自負。
5、設備超出正常使用年限，無法保證工作需要，由使用者提出配件更換、升級或新設備采購計劃，報經領導審批。不再繼續使用的設備，及時入庫。
6、移動辦公設備外出使用，應妥善保管、使用，謹防遺失、損壞。
7、自覺遵守設備使用、保養規則，做好防水、防火、防震、防盜等安全，保障設備正常使用年限。
辦公設備管理制度13
關于部分設備設施存在閑置浪費現象的整改情況：
關于我公司固定電話使用效率低的現象，目前已進行了整改。通過整合辦公區域，實行業務部門集中辦公的方式，將原有的 部固定電話進行全面梳理，裁撤掉其中利用率較低的 部，將目前全公司使用的固定電話降低到 部。
關于辦公設備使用效率低現象的整改情況：
由于公司機構調整人員變動，公司原有人員 人，目前人員精簡至 人，致使部分辦公設備處于閑置狀態。目前已經對辦公設備中的電腦、打印機等辦公設備進行了統計，其中電腦固資帳上實有 臺套，在用電腦 臺套、劃撥園區服務公司 臺套、閑置 臺套。打印機固資賬上實有 臺，在用 臺、閑置 臺（損壞，待修）。 年公司業務拓展預計引進部分相關人才，到時閑置辦公設備將配備給新進人員使用。剩余辦公設備將按照《 公司固定資產管理制度》（ 發[20 ] 號）規定，結合實物情況履行封存、利舊、報廢等手續。
關于衛生間長流水現象的整改情況：
關于衛生間長流水現象，我公司第一時間進行了整改。于20 年 月底前將衛生間漏水部位進行了修復，已徹底解決了長流水現象。
關于實物資產管理及交接的整改情況：
針對人員變動、20 -20 年度實物資產交接手續不全現象，依據《 固定資產管理制度》（ 發[20 ] 號）、《 固定資產管理實施細則》（ 發[20 ] 號）要求，結合 實際擬重新修訂《 公司固定資產管理制度》（20 年印發）。目前公司已經擬定完成《 員工離職辦理的管理辦法》，完善人員變動情況下固定資產實物、交接、臺賬等管理制度。
關于 產品積壓現象的整改情況：
針對部分 產品庫存時間過長，貶值較多情況。辦公室與業務部門溝通，提出 產品處置辦法。對還有銷售價值的 產品，利用多種渠道拓寬銷路盡快使資金回籠。對于已無變現價值的` 產品如活動定制產品、過期產品采取報廢處理。對 等具有一定保留價值但無變現價值的產品部分留存作為資料，剩余采取報廢處理
關于無外聘員工管理辦法的整改情況：
根據《 人員招聘與配置管理制度》（ 發﹝20 ﹞號）及《勞務用工管理辦法》（ 發﹝20 ﹞ 號）的要求，結合我公司實際情況，修訂了《 人員招聘與配置管理制度》，完善了用工制度及勞務的日常管理。
關于實物資產交接手續缺失的整改情況：
根據《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國勞動合同法》等相關法律法規，結合公司的實際情況，制定《 關于員工離職辦理的管理辦法》規定：解合人員（辭職、離職）均應向辦公室人事領取《離職/調離人員業務工作交接單》、《離職交接表》，按該清單要求，在離開公司之前辦完有關工作移交手續，其應領取的工資及離職證明，在所有手續辦妥后給予發放。
針對項目審批立項不到位的整改情況：
在建工程管理不到位，內部工程項目未見審批立項。制定 《立項審批制度》，并制作《項目立項風險評估研判逐級確認書》、《預算審批單》以及《立項流程圖》。
辦公設備管理制度14
總則
一、目的。為了保證公司辦公設備正常的運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
二、適用范圍。本制度所指辦公設備主要包括臺式電腦，打印機，復印機，電話，傳真機，投影儀，筆記本電腦，對講機等。
三、相關部門職責。
行政部主要負責辦公設備的采購申請受理，采購，保管，配發，維修保養，設備調換等事宜。目前暫由總經理制定財務人員購買。
辦公設備日常管理
一、辦公設備的申請和購買。
1.工作人員根據需要提出辦公設備的購買申請，并填寫《辦公設備需求單》，報部門負責人及行政部負責人批準;購買單件設備金額大于20xx元的需總經理批準。低于200元的辦公用品行政部可以采購，大于200元的辦公用品有采購部負責采購。
二、辦公設備的領用。
1、設備需求部門根據審批的《辦公設備需求單》到行政部領取。
2、對部門領取的設備進行編號，以便盤點。
三、辦公設備的使用和保養。
1、使用設備前應詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規范操作使用，各部門主管負責監督檢查。
2、公司各類設備的保養和維修由各部門參照規范，正確使用，注重平時保養。
3、行政部對辦公設備運行，保養情況進行監督檢查，對設備的維修，更換零件要進行登記備案。
四、辦公設備維修管理
1.設備發生故障無法使用時，設備使用人應報行政部處理;無法解決的由采購部聯系供應商統一報修。
2在保修期內的設備，采購部應聯系供應商進行維修;保修期外的設備，按照最經濟可行的報修方案進行維修，包括委托維修商來完成任務，由部門主管按照維修的真實情況，填寫設備維修單中的“維修記錄”。
五、建立維修檔案
1、所有設備的維修都必須建立完整的維修檔案，由行政部統一管理，主要包括設備名稱，維修日期，故障現象，故障原因，維修內容，維修費用，維修單位等。
2、行政管理部應定期統計，匯總維修情況，針對各類故障產生的原因提出預防與克服的措施，通知使用部門加以防范。
六、辦公設備使用監督
1、行政部負責對辦公設備的使用進行不定期的檢查。
2、行政部對違規使用辦公設備人員有提請處罰的權力。
七、辦公設備的盤點及賠償
1、行政部負責對公司所有辦公設備進行分類，并建立辦公設備管理臺賬，每季度盤點清查一次，作到賬物相符。
2、在規定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損，丟失，被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。
八、辦公設備的報廢處理
1.報廢審核：對于各部門提交的報廢物品清單，要認真審核，確認不能再次利用后，經行政部，總經理簽字后方可作報廢處理。對決定報廢的辦公設備，行政部應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱，價格，數量，及報廢處理的其他有關事項。報廢品由行政部集中存放，集中處理，不得隨意丟棄。
辦公設備分類管理
一、電腦的使用管理
(一)專人收管
1、每臺電腦指定專人上機，負責日常操作，其他人員不得隨意使用。
2、電腦使用人員設密碼管理，密碼屬公司機密，未經批準不得向任何人泄露。
(二)電腦的操作規定
1、嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用電腦玩游戲。
2、不得使用未經病毒檢查的u盤，防止病毒人侵。
3、嚴禁私自拷貝，泄露涉及公司有關機密的文件資料。
(三)病毒防護
1、對于聯網的計算機，任何人在未經批準的情況下，不得從網絡復制軟件或文檔。 2、對于計算機軟件的安裝(除限制安裝軟件除外)由使用部門自主決定。
3、任何微機不得安裝游戲軟件。
4、軟件使用前要確保無病毒。
(四)硬件保護
1、未經行政部批準，任何人不得拆卸所使用的電腦設備。
2、拆卸電腦設備時，必須采取防靜電措施。
3、硬件維護后，必須將所有設備復原。
4、各部門負責人必須認真落實本部門電腦以及配套設備的使用和保養責任。
5、各部門負責人必須采取必要措施，確保本部門的電腦以及配套設備始終處于整潔和良好的狀態。
(五)電腦的保養
1、保持電腦的清潔，嚴禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應退出系統并關閉電源。 2、定期對電腦內的資料進行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運行的速度和存儲。
二、電話的使用管理
(一)電話配置原則：
1、總經理、副總經理;營銷中心、技術部、生產部、人事、行政配直拔電話一部(個別情況允許數人合用);
2、部分人員特殊需要經過公司行政部審批后配置。
(二)申請直拔電話、分機加長途功能的手續：
本人填寫《直拔電話和分機加長途功能申請單》，經部門分管副總審批后，交公司總經理審批，批準后交行政部門辦理。
(三)注意事項：
1、直拔電話、分機使用人或工位需要變更，部門要用書面形式將需變更情況通知行政部;
2、每個工位上的電話機要愛護使用，保管好(話機的'設備序列號要跟著員工內部調動走〉，調離公司，要將電話機上交公司固定資產保管員;
3、直拔電話或分機的長途功能是為工作需要所配，員工不得用公司的直拔電話和分機的長途功能撥打私人電話，發現違規者公司將嚴肅處理;
4、每個員工不得在公司的電話上撥打娛樂、游戲、點歌等與工作無關的信息臺，違規者，給公司造成損失的，一經發現除需賠償公司損失外還將對直接責任人予以100 — 500元的罰款,嚴重情況者予以開除。
(四)打印機，復印機的管理
1、為確保復印機的安全運轉，每天開機的時間不宜過長。
2、打印或者復印完成后，必須及時取走文件，防止失密。
3、禁止打印或復印私人資料.
三、傳真機使用管理
本辦法適用于公司使用傳真機的各種情況。使用范圍包括本地、國內、國際傳真。
傳真的接收管理
傳真件的接收納人公司收發管理辦法范圍內，由收發員統一接收。
傳真件接收后，填寫收件登記簿，并及時分發收件部門和人員。涉及公司事務的原件在行政部留存，業務部門留復印件。公司傳真機應隨時處于開機接收狀態。
傳真的發送管理
各部門和人員發送傳真，由收發員統一發送。重要文件可由當事人親自發送。
因故不能發送，應及時通知有關當事人迅速另行處理。
四、投影儀使用管理
1、投影儀安置于公司會議室，需要使用部門向行政部負責人申請。
2、投影儀用于公司，部門會議以及培訓。
五、對講機的使用管理
1、對講機主要用于安全保安部。
2、在上班期間，不得用對講機聊天。
3、對講機專人專用，不得借給無關人員使用。
六、其他辦公設備的使用管理
1、專管專用，公司所有辦公設備都要指定專人管理，其他人員使用必須經設備負責人同意。
2、辦公設備要定期進行養護，以免老化影響使用。
3、辦公設備的使用人員要保證設備的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責任。
辦公設備管理制度15
歸檔：
1、 公司設立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案人員（各部室資料員、內業），檔案室歸口綜合辦。
2、 歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
（1） 收集：對經核對已齊全的收發文件由檔案室協助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。
（2） 整理：遵循文件材料自然形成規律，保持文件之間的有機聯系。檔案室協助各部室對應歸檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。
（3） 檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據檔案保管期限規定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永（Y）、長（C）、短（D）三種歸檔文件。
（4） 排列：部室同一保管期限、同一類文件按發文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復可為一件。排列順序為：批復在前，請示在后；轉發文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
（5） 裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。
（6） 編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機構、保管期限等，以固定文件位置。
（7） 編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表，經部門經理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續。
3、 歸檔范圍內的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。
4、 由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、 重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、 公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業務范圍（責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關規定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。
7、 當年形成的.會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經部門經理審核簽字后，歸檔備查。
8、 工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質部負責組織鑒定歸檔工作。
9、 設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、
人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批復后，10～20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。
11、
凡可利用現代化辦公手段進行計算機存檔的文件（如：工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等），各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統一刻錄光盤備份存檔。
12、
涉及多部室聯合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
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