計算機信息處理技術在檔案信息化進程中的應用
摘要：科技在飛速發(fā)展，計算機信息處理技術已被應用在眾多領域中，在檔案信息化進程中應用計算機信息處理技術，不僅能夠提升檔案管理的工作效率，縮短了整體的工作時間，讓檔案管理工作能夠迅速、有效進行，還提高了檔案的利用率。基于此，筆者對計算機信息處理技術在檔案信息化進程中的應用展開研究。
關鍵詞：計算機信息處理技術；檔案信息化；檔案管理
從21世紀開始，信息化的步伐正在不斷加快，計算機信息處理技術已得到了廣泛的應用，如今的社會中，計算機信息處理技術已成為了大眾所使用的工具了。在檔案信息化進程中也離不開計算機信息處理技術的應用，其讓原本十分繁雜的檔案管理工作變得更加高效且簡單化。
1、檔案信息化建設的意義
檔案信息化建設是適應現(xiàn)代化科技水平的必要手段，是檔案管理部門對內(nèi)部信息進行科學化管理的重要方式，因此，要加快檔案信息化的建設進程，從而更好地為檔案形成單位提供有效的保障。在檔案信息化建設過程中，檔案管理人員、檔案管理部門以及檔案形成單位都是檔案信息化建設過程中必不可少的因素。
1.1減少檔案管理人員的工作量
對檔案管理人員來說，檔案信息化建設能夠從根本上減少檔案管理人員的工作量，檔案管理人員運用計算機信息處理技術來收集、查詢檔案信息，大大提升了工作效率，避免浪費不必要的時間，提升檔案管理工作的效率[1]。1.2簡化部門服務流程檔案信息化建設能夠幫助檔案管理部門有力調(diào)整整體的組織結構以及管理模式，從而將部門服務流程簡單化，提升部門對檔案信息的管理水平，同時能夠為部門領導決策提供信息參考[2]。
1.3幫助檔案形成單位建立檔案網(wǎng)絡
檔案形信息化的建設，能夠幫助檔案形成單位建立行之有效、規(guī)范完整的檔案網(wǎng)絡，更好對檔案形成單位的信息進行有效的管理，通過檔案網(wǎng)絡，單位的領導還可以了解網(wǎng)絡的現(xiàn)狀以及檔案的管理情況，成為確定單位發(fā)展方向及動力的重要依據(jù)。
2、檔案信息化進程中存在的安全隱患
2.1物理隱患
檔案信息系統(tǒng)需要以計算機作為媒介來操作，由于檔案信息系統(tǒng)需要長時間的運作，因此，會存在一些安全隱患，同時，例如事故、自然災害等都會給檔案信息系統(tǒng)帶來不可挽回的損失，日常的工作當中，計算機硬件設備的故障、損毀等問題，都會影響檔案信息化進程[3]。
2.2傳輸介質的隱患
檔案信息化系統(tǒng)在傳輸數(shù)據(jù)時，以網(wǎng)絡作為傳輸介質進行傳輸，然而網(wǎng)絡具有開放性，易受到他人入侵以及受到植入病毒或木馬等的攻擊，導致信息資源被竊取、泄露以及丟失。
2.3計算機操作系統(tǒng)的隱患
檔案信息系統(tǒng)是在計算機系統(tǒng)下運行的，由于計算機操作系統(tǒng)開發(fā)商設計系統(tǒng)時會存在漏洞的問題，許多不法人員會針對計算機操作系統(tǒng)的漏洞以植入病毒等方式進行攻擊。一旦攻擊成功，將會給檔案信息系統(tǒng)帶來非常嚴重的損失。
2.4管理工作的隱患
除了以上的安全隱患，最根本的安全隱患是在檔案管理工作過程中的隱患。對工作人員的安全教育力度不足，導致管理工作人員行為散漫、工作經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，缺乏安全意識，同時，檔案管理部門的規(guī)章制度不完善且落實不到位，導致了檔案信息系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)安全隱患。
3、計算機信息處理技術概述
3.1計算機信息處理技術的定義
計算機信息處理技術是將數(shù)據(jù)信息傳輸、處理以及分析等技術結合應用，從而實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資源的高效管理，在辦公自動化以及企業(yè)管理等領域應用極為廣泛[4]。在當今社會的企業(yè)管理過程中，辦公自動化已得到了普遍使用，將人、硬件以及軟件三者進行有機的結合，大大提升了工作效率，為開展日常的工作節(jié)省了很多時間。計算機信息處理技術必不可少的兩個因素為數(shù)據(jù)庫與計算機。產(chǎn)生數(shù)據(jù)后，利用數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，能夠改變傳統(tǒng)的工作模式。
3.2計算機信息處理技術的機遇與挑戰(zhàn)
3.2.1創(chuàng)造并挖掘產(chǎn)業(yè)價值
隨著信息化時代的來臨，困擾企業(yè)的問題就是數(shù)據(jù)量較大，不利于管理，只是通過數(shù)據(jù)庫管理信息，往往作用很小。若數(shù)據(jù)量較大，數(shù)據(jù)庫的相應操作就會變慢，嚴重影響了工作效率，且常規(guī)的數(shù)據(jù)庫只能適應大多數(shù)的數(shù)據(jù)類型及特征，而計算機信息處理技術能夠適應所有的數(shù)據(jù)特征，施行不同解決方案，滿足不同的用戶需求。
3.2.2信息安全要求更高
如今是科技高度發(fā)達的時代，網(wǎng)絡已深入人們的生活，信息安全問題不斷出現(xiàn)。由于網(wǎng)絡環(huán)境十分復雜，人們判斷網(wǎng)絡信息的真假需要具有較強的鑒別意識，樹立良好的信息安全意識，掌握更多的計算機信息技術，從而為企業(yè)和個人的信息安全提供保障。
3.2.3專門人才培養(yǎng)需求
在當前時代下，技術型人才非常炙手可熱，然而，市場環(huán)境下技術型人才的需求量較大，但實際人才量卻與需求量不成正比，因此，培養(yǎng)技術型人才成為了企業(yè)不斷考慮的事情。然而，人才的培養(yǎng)需要周期，特別是新興產(chǎn)業(yè)更是出現(xiàn)人才嚴重短缺的情況。
3.2.4數(shù)據(jù)價值分析更重要
數(shù)據(jù)的真正價值是在詳細的分析后產(chǎn)生的。人們分析數(shù)據(jù)的主要目的是通過分析幫助企業(yè)或個人在現(xiàn)實的生產(chǎn)與生活當中進行有效的決策、管理等，在分析的同時也鑒別那些虛假的信息。因此，在整個信息化高度發(fā)達的時代，利用計算機信息處理技術進行數(shù)據(jù)價值的分析是一個非常巨大的工程，需要一定時間才能夠完成。在當前時代，挖掘大量數(shù)據(jù)的價值也是一種挑戰(zhàn)。
4、計算機信息處理技術在檔案信息化進程中的應用
4.1檔案信息化系統(tǒng)的運用
在信息化時代中，每天都會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，隨著數(shù)據(jù)量的逐日增加，檔案管理工作變得特別繁重，除了必要的檔案信息外，還需要對一些文本、圖像、音頻及視頻等相關文件進行整理歸檔，致使檔案信息的收錄范圍不斷發(fā)生變化，長此以往，通過人工的方式來進行檔案管理是無法滿足當下發(fā)展需要的。使用檔案信息化系統(tǒng)能夠從根本上幫助檔案管理工作人員提升管理工作效率，降低工作時間，減輕檔案管理人員工作壓力的同時，也能夠將更多的信息資源充分地利用起來，實現(xiàn)信息資源的共享，從而提高了信息資源的利用率。
4.2專網(wǎng)專用，專人管理
檔案管理部門進行日常管理工作中，同一單位所使用的管理軟件必須一致，統(tǒng)一檔案的錄入、查詢以及數(shù)據(jù)的錄入格式，便于與其他部門進行交流與共享。也要盡量減少數(shù)據(jù)不能正確讀取、修改以及查詢檢索等問題的出現(xiàn)。對檔案管理部門的員工進行不定期的培訓，使他們各司其職、盡其所能。針對于不同的檔案類別采取建立不同管理系統(tǒng)的方式，例如對黨政機關、媒體影響、會計等不同類別，建立不同類別的管理與歸檔制度，并由專門的人員負責管理，對于不同系統(tǒng)中的訪問權限、操作口令、數(shù)據(jù)備份等方面的內(nèi)容要進行統(tǒng)一化管理，保證在審閱資料庫時能夠暢通，不同類別的檔案系統(tǒng)之間可以有效的相互調(diào)用。
4.3為檔案信息化系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)完整性保護
在檔案信息化工作中，信息之間并非獨立，而是存在相應的邏輯關系，當數(shù)據(jù)錄入到計算機后，就會進入數(shù)據(jù)庫中，形成數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)表、數(shù)據(jù)字段之間的管理，通過利用檔案信息化系統(tǒng)程序能夠將這些邏輯關系迅速調(diào)動起來，因此，檔案管理人員要了解數(shù)據(jù)的不同邏輯關系，以便于在軟件出現(xiàn)問題時，及時檢查并處理問題。由于計算機軟件也存在漏洞，因此，當計算機病毒、木馬等破壞性程序攻擊軟件時，往往會導致檔案信息化系統(tǒng)的處理過程發(fā)生中斷，出現(xiàn)數(shù)據(jù)不完整或偏移的情況，如果檔案管理人員不了解軟件設計結構與數(shù)據(jù)庫間的關系，無法對軟件進行有效的維護并及時處理故障。
4.4對數(shù)據(jù)進行定期防護與監(jiān)控，避免重大事故產(chǎn)生
由于網(wǎng)絡具有開放性，因此，面對紛繁復雜的網(wǎng)絡環(huán)境，信息數(shù)據(jù)非常脆弱，在眾多外界不法分子的攻擊和破壞之下，要定期對當前數(shù)據(jù)采取保護措施，并對檔案信息化系統(tǒng)進行實時的監(jiān)控。定期的數(shù)據(jù)保護可以通過對檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行及時的復制、備份等操作，并且通過檔案信息化系統(tǒng)來定時備份，保證檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能夠及時得到保存，或通過磁盤、U盤或者是云盤等方式將備份好的數(shù)據(jù)上傳以備不時之需。另外，也可以在日常的檔案信息管理工作過程當中，利用計算機信息處理技術監(jiān)控檔案信息化系統(tǒng)的運行狀態(tài)，保證檔案信息化系統(tǒng)正常運行，例如定期修改加密密碼、設置殺毒軟件、防火墻等方式。
5、結語
檔案信息化進程中離不開計算機信息處理技術的應用，它能夠推動檔案管理工作現(xiàn)代化，為檔案信息化系統(tǒng)提供了更深層次的保障，同時也能夠促進并提高檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)以及歸檔電子檔案的意識，推動檔案信息化進程。
作者:許勇 單位:六合區(qū)衛(wèi)計局
參考文獻
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